Модуль учета рабочего времени позволяет получать сведения о времени присутствия сотрудника на рабочем месте, времени его работы в ночные часы, общем рабочем времени, переработке.
Переход к возможностям модуля осуществляется через главное меню: «Персонал» → «Табель учета рабочего времени».
Вкладки: «Табель (план)» и «Распределение по часам» заполняются в любом порядке. При заполнении ячеек в одной из вкладок данные заполняются (подтверждаются) в остальных.
Вкладка «Табель» → «План»/«Факт» → Выбрать подразделение → Выбрать месяц и год.
Ведение табеля помогает контролировать соблюдение графика работы и учитывать явки и неявки сотрудников.
Данная вкладки предназначены для заполнения плана и факта рабочего времени сотрудников с возможностью учета индивидуальных графиков. На основании информации из плана заполняется информация в факте.
Вкладка «План».
В данном режиме ежемесячно заполняются плановые временные затраты на будущий период. Заполнение плана эквивалентно заполнению графика работы и может производиться одновременно с переключением других вкладок.
По умолчанию ячейки в табеле заполнены буквенными и цифровыми обозначениями синим цветом на основании данных из производственного календаря либо в соответствии с настроенными графиками рабочего времени.
Синий цвет означает, что в текущем месяце не была произведена работа с данными (предлагаемые для заполнения данные, но не подтвержденные).
Для заполнения (подтверждения) всех дней месяца (в том числе нерабочих) в соответствии с предлагаемыми данными необходимо нажать на «Установить все предзаполненные» → «Сохранить».
При нажатии на «Установить все предзаполненные», данные так же заполняются (подтверждаются) во вкладках «График работы» и «Распределение по офисам», «Распределение по часам». Редактирование ячеек осуществляется непосредственно во вкладках.
После заполнения (подтверждения) данных буквенные и цифровые обозначения будут выделены черным цветом.
В столбце «Итого Д/ Ч» отображается количество дней и часов по графику за месяц.
В столбце «Норма Ч (К)» отображается норма часов за месяц. В случае переработки значение будет выделено красным цветом, в случае недоработки зеленым.
В плане имеется возможность включить упрощенный просмотр по кнопке «Упрощенный режим», который скрывает начало и окончание рабочего дня, а также обеденный перерыв для более наглядного просмотра рабочих часов.
Для заполнения ячеек данными отличными от предварительно заполненных → Выбрать ячейку или диапазон ячеек (при щелчке на поле Ф.И.О. выделяются все дни месяца) → Выбрать тип времени → Задать длительность рабочего дня (в часах) → «Сохранить».
Для отображения графика в столбце «Текущий график работы» необходимо настроить список на странице «Перемещения, замещения, наставничество сотрудников». Выбрать необходимую орг. единицу - «Графики рабочего времени» - выбрать графики, которые должны быть доступны - «Сохранить».
Для изменения графика рабочего времени → Выбрать соответствующий график рабочего времени для каждого сотрудника из предложенных в столбце «Текущий график рабочего времени»
Если необходимо точечно изменить продолжительность рабочего дня без изменения установленного графика → Перейти во вкладку «График работы» и продолжить редактирование в данной вкладке.
Если у сотрудника уже был заполнен факт, то при смене графика рабочего времени обязательно выполнить пункт: Регистрация отклонений фактического времени от планового
Если необходимо заполненные (подтвержденные) данные в ячейках вернуть к первичным данным на основании производственного календаря либо в соответствии настроенными графиками рабочего времени → Выделить ячейку или диапазон ячеек (при щелчке на поле Ф.И.О. выделяются все дни месяца) → «Вернуть к предзаполненным» → «Сохранить».
Вкладка «Факт».
Факт заполняется после заполнения плана.
В данном режиме ежедневно заполняются фактические временные затраты каждого сотрудника.
Для заполнения (подтверждения) всех дней месяца (в том числе нерабочих) в соответствии с установленными фактическими значениями → «Установить по выбранному из плана» → «Сохранить».
Для заполнения ячеек данными отличными от плановых → Выбрать ячейку или диапазон ячеек (при щелчке на поле Ф.И.О. выделяются все дни месяца) → использовать кнопку «Установить про выбранному из плана» → «Сохранить».
Обязательно к выполнению при смене графика рабочего времени, когда у сотрудника заполнен факт!
Для копирования данных в ячейке → Выбрать ячейку → сочетание клавиш Ctrl + C → Выбрать ячейку, куда необходимо добавить скопированные данные → сочетание клавиш Ctrl + V.
Функция копирования данных доступна только для заполненных ячеек (выделены черным цветом).
Для экспорта графика (План/ Факт) нажать на «Экспорт в Excel» → Выбрать период выгрузки файла (За первую половину месяца/ за весь месяц). Скачается файл, который можно открыть в загрузках браузера.
При заполнении табеля учета рабочего времени, следует учитывать блокировку возможности заполнения табеля. При попытке заполнить табель 16 числа текущего месяца за период с 1 по 15 число текущего месяца, функция заполнения табеля будет заблокирована.
При попытке заполнить табель 1 числа текущего месяца за период с 16 по 30-31 число прошлого месяца, функция заполнения табеля будет заблокирована.
Табель доступен для заполнения с 1 по 15 число за 1 период месяца, либо с 16 по 30-31 за 2 период месяца.
Вкладка «Распределение по часам» → Выбрать подразделение → При необходимости выбрать привязку к офису (В таблице отразятся сотрудники, у которых есть перемещение, соответствующее выбранному доп. офису) → Выбрать месяц и год.
Вкладка необходима для заполнения плана в режиме каждого дня с визуализацией временных интервалов работы сотрудников.
При нажатии на интересующую дату появится таблица. В ней отображается информация: Ф.И.О. сотрудника, тип времени табеля, рабочее время без учета обеденного перерыва, общее рабочее время, период рабочего дня в разбивке по часам в соответствии с настроенным графиком.
Если плановые значения ранее не были подтверждены то при переходе во вкладку в таблице Ф.И.О сотрудников будут выделены синим цветом - это означает, что ячейки в таблице еще не заполнены.
Если ранее были подтверждены данные в одной из вкладок («Табель (план)», «Распределение по офисам» и «Распределение по часам» ), то во вкладке отобразятся ячейки с уже заполненными (подтвержденными) данными (Ф.И.О сотрудников будут выделены черным цветом).
Если плановые значения ранее не были подтверждены, то в таблице Ф.И.О сотрудников будут выделены синим цветом - это означает, что в текущем месяце не была произведена работа с данными (предлагаемые для заполнения данные, но не подтвержденные).
Для заполнения (подтверждения) неопределенных значений предварительно заполненных данными нажать на «Установить все предзаполненные» → «Сохранить».
Для изменения продолжительности рабочего дня выбрать сотрудника → В столбце «Часов» задать необходимое время → «Сохранить».
Для изменения время начала и окончания рабочего дня выбрать сотрудника → В столбце «С - По» задать необходимое время либо передвинуть блоки → «Сохранить».
При изменении временных интервалов в данной вкладке, изменения фиксируются во вкладках «Табель», «График работы» и «Распределение по офисам».
Вкладка «Свод распределения по часам» → Выбрать подразделение → Выбрать месяц и год.
Во вкладке приведена сводная таблица распределения сотрудников в разбивке по часам для каждого дня месяца.
В таблице отображаются следующая информация: день месяца, почасовые данные о количестве работающих сотрудников , среднее количество работающих сотрудников за день и месяц.
Свод формируется на основании данных, заполненных во вкладках: «Табель», «График работы», «Распределение по офисам» и «Распределение по часам».
В своде учитываются только должности с признаком «Работа в окне».
Вкладка «Шаблоны графиков работы» → выбрать месяц и год (Правый верхний угол страницы).
Во вкладке создаются типовые графики работы сотрудников. Впоследствии эти графики назначаются отдельным сотрудникам или всему отделу. Служит основой для формирования табеля (план).
Для создания шаблона → нажать кнопку «Добавить» → автоматически появится новая строка с предварительно заполненными ячейками на основании производственного календаря → ввести наименование шаблона, далее для фиксации наименования нажать на «галочку» → сохранить.
1. Если необходимо заполнить сразу все ячейки предварительно заполненными данными → нажать кнопку «Установить все предзаполненные».
2. Если необходимы данные отличные от предварительно заполненных → выделить ячейку или диапазон ячеек (при щелчке на наименование шаблона выделяется вся строка).
→ в поле «Длительность» ввести длительность рабочего дня (в часах), в поле «С» ввести начало рабочего дня (в часах) → в поле «Обед» заполнить длительность обеда (в ячейках шаблона отображается в минутах) → «Сохранить».
Данные в шаблонах заполняются помесячно.
Для внесения изменений → выбрать шаблон → выделить ячейку или диапазон ячеек (при щелчке на наименование шаблона выделяется вся строка) →
1. Если необходимо заполнить сразу все ячейки предварительно заполненными данными → нажать кнопку «Установить все предзаполненные».
2. Если необходимы данные отличные от предварительно заполненных → выделить ячейку или диапазон ячеек (при щелчке на наименование шаблона выделяется вся строка).
→ в поле «Длительность» ввести длительность рабочего дня (в часах), в поле «С» ввести начало рабочего дня (в часах) → в поле «Обед» заполнить длительность обеда (в ячейках шаблона отображается в минутах) → «Сохранить».
Важно!
При изменении шаблона графика рабочего времени необходимо актуализировать информацию в плане, используя кнопку «Вернуть к предзаполненным» и «Установить все предзаполненные» повторно. После этого снова заполнить факт.
Выбрать месяц → Выбрать шаблон → Выделить ячейку или диапазон ячеек (при щелчке на наименование шаблона выделяются все дни месяца) → в поле «Обед» заполнить длительность обеда (в ячейках отображается в минутах) → «Сохранить».
Для визуализации в шаблоне временных интервалов с применением коэффициента → в поле «Коэффициент часов» выбрать соответствующую категорию.
Длительность рабочего времени в шаблоне графика рассчитается с учетом выбранного коэффициента. Коэффициент применится для всех графиков, если у графика не включена опция «Фиксированный день».
При назначении графика сотруднику коэффициент будет рассчитан с учетом категории в карточке пользователя.
Для установления фиксированного дня для шаблона → выбрать шаблон графика (при щелчке на наименование шаблона выделяются все дни месяца) либо все шаблоны графиков (нажать на слово «График» или выделить столбец с первым днем месяца + Shift + выделить столбец с последним днем месяца) → Включить опцию «Фиксированный день».
При применении опции в шаблоне графика буквенные и цифровые обозначения будут выделены жирным шрифтом.
Выбрать шаблон графика → нажать на иконку корзины (Находится возле наименования шаблона). В открывшемся окне необходимо подтвердить удаление, нажав на «ОК».
Данные в шаблон можно добавить из файла Excel.
В файле Excel скопировать строку длительности рабочего дня, выбрав диапазон с первого дня и до последнего дня месяца → на портале выделить шаблон, нажав на его наименование и при помощи комбинации Ctrl+V вставить данные в поле «Длительность» → в файле Excel скопировать строку начала рабочего дня, выбрав диапазон с первого дня и до последнего дня месяца → на портале выделить шаблон, нажав на его наименование и при помощи комбинации Ctrl+V вставить данные в поле «С» → «Сохранить».
Для поиска необходимого шаблона в строку «Фильтр по имени» (находится над наименованиями шаблонов) ввести часть наименования или наименование полностью.
Для отображения полного либо сокращенного наименования шаблона нажать кнопку «Полное/Сокращенное наименование».
Если в графике следуют подряд одинаковые рабочие дни, воспользуйтесь функцией копирования:
Выбрать ячейку → скопировать значение при помощи кнопки «Копировать» → вставить значение в остальные выбранные ячейки, нажав кнопку «Вставить».
Для выбора типа дня с клавиатуры:
Кликнуть левой кнопкой мыши по ячейке → нажать соответствующую букву выбранного типа дня на клавиатуре независимо от раскладки и регистра.
Переход между ячейками может осуществляться стрелками курсора на клавиатуре.