Модуль учета рабочего времени позволяет получать сведения о времени присутствия сотрудника на рабочем месте, времени его работы в ночные часы, общем рабочем времени, переработке.

Переход к возможностям модуля осуществляется через главное меню: «Персонал» → «Табель учета рабочего времени».

Вкладки: «Табель (план)» и «Распределение по часам» заполняются в любом порядке. При заполнении ячеек в одной из вкладок данные заполняются (подтверждаются) в остальных.

Заполнение табеля

Вкладка «Табель» → «План»/«Факт» → Выбрать подразделение → Выбрать месяц и год.

Ведение табеля помогает контролировать соблюдение графика работы и учитывать явки и неявки сотрудников.

Данная вкладки предназначены для заполнения плана и факта рабочего времени сотрудников с возможностью учета индивидуальных графиков. На основании информации из плана заполняется информация в факте.

Заполнение плана

Вкладка «План».

В данном режиме ежемесячно заполняются плановые временные затраты на будущий период. Заполнение плана эквивалентно заполнению графика работы и может производиться одновременно с переключением других вкладок.

По умолчанию ячейки в табеле заполнены буквенными и цифровыми обозначениями синим цветом на основании данных из производственного календаря либо в соответствии с настроенными графиками рабочего времени.

Синий цвет означает, что в текущем месяце не была произведена работа с данными (предлагаемые для заполнения данные, но не подтвержденные).

Для заполнения (подтверждения) всех дней месяца (в том числе нерабочих) в соответствии с предлагаемыми данными необходимо нажать на «Установить все предзаполненные» → «Сохранить».

При нажатии на «Установить все предзаполненные», данные так же заполняются (подтверждаются) во вкладках **«**График работы» и «Распределение по офисам», «Распределение по часам». Редактирование ячеек осуществляется непосредственно во вкладках.

После заполнения (подтверждения) данных буквенные и цифровые обозначения будут выделены черным цветом.

В столбце «Итого Д/ Ч» отображается количество дней и часов по графику за месяц.

В столбце «Норма Ч (К)» отображается норма часов за месяц. В случае переработки значение будет выделено красным цветом, в случае недоработки зеленым.

В плане имеется возможность включить упрощенный просмотр по кнопке «Упрощенный режим», который скрывает начало и окончание рабочего дня, а также обеденный перерыв для более наглядного просмотра рабочих часов.

Заполнение данных отличных от предварительно заполненных

Для заполнения ячеек данными отличными от предварительно заполненных → Выбрать ячейку или диапазон ячеек (при щелчке на поле Ф.И.О. выделяются все дни месяца) → Выбрать тип времени → Задать длительность рабочего дня (в часах) → «Сохранить».

Задание доступных графиков для организационной единицы

Для отображения графика в столбце «Текущий график работы» необходимо настроить список на странице «Перемещения, замещения, наставничество сотрудников». Выбрать необходимую орг. единицу - «Графики рабочего времени» - выбрать графики, которые должны быть доступны - «Сохранить».

Изменение графика рабочего времени

Для изменения графика рабочего времени → Выбрать соответствующий график рабочего времени для каждого сотрудника из предложенных в столбце «Текущий график рабочего времени»

Если необходимо точечно изменить продолжительность рабочего дня без изменения установленного графика → Перейти во вкладку «График работы» и продолжить редактирование в данной вкладке.

Если у сотрудника уже был заполнен факт, то при смене графика рабочего времени обязательно выполнить пункт: Регистрация отклонений фактического времени от планового

Вернуть к предварительно заполненных

Если необходимо заполненные (подтвержденные) данные в ячейках вернуть к первичным данным на основании производственного календаря либо в соответствии настроенными графиками рабочего времени → Выделить ячейку или диапазон ячеек (при щелчке на поле Ф.И.О. выделяются все дни месяца) → «Вернуть к предзаполненным» → «Сохранить».

Заполнение факта

Вкладка «Факт».

Факт заполняется после заполнения плана.

В данном режиме ежедневно заполняются фактические временные затраты каждого сотрудника.

Для заполнения (подтверждения) всех дней месяца (в том числе нерабочих) в соответствии с установленными фактическими значениями → «Установить по выбранному из плана» → «Сохранить».

Регистрация отклонений фактического времени от планового

Для заполнения ячеек данными отличными от плановых → Выбрать ячейку или диапазон ячеек (при щелчке на поле Ф.И.О. выделяются все дни месяца) → использовать кнопку «Установить про выбранному из плана» → «Сохранить».

Обязательно к выполнению при смене графика рабочего времени, когда у сотрудника заполнен факт!

Копирование данных

Для копирования данных в ячейке → Выбрать ячейку → сочетание клавиш Ctrl + C → Выбрать ячейку, куда необходимо добавить скопированные данные → сочетание клавиш Ctrl + V.

Функция копирования данных доступна только для заполненных ячеек (выделены черным цветом).

Экспорт

Для экспорта графика (План/ Факт) нажать на «Экспорт в Excel» → Выбрать период выгрузки файла (За первую половину месяца/ за весь месяц). Скачается файл, который можно открыть в загрузках браузера.

Предупреждение

При заполнении табеля учета рабочего времени, следует учитывать блокировку возможности заполнения табеля. При попытке заполнить табель 16 числа текущего месяца за период с 1 по 15 число текущего месяца, функция заполнения табеля будет заблокирована.

При попытке заполнить табель 1 числа текущего месяца за период с 16 по 30-31 число прошлого месяца, функция заполнения табеля будет заблокирована.

Табель доступен для заполнения с 1 по 15 число за 1 период месяца, либо с 16 по 30-31 за 2 период месяца.

Распределение по часам

Вкладка «Распределение по часам» → Выбрать подразделение → При необходимости выбрать привязку к офису (В таблице отразятся сотрудники, у которых есть перемещение, соответствующее выбранному доп. офису) → Выбрать месяц и год.

Вкладка необходима для заполнения плана в режиме каждого дня с визуализацией временных интервалов работы сотрудников.

При нажатии на интересующую дату появится таблица. В ней отображается информация: Ф.И.О. сотрудника, тип времени табеля, рабочее время без учета обеденного перерыва, общее рабочее время, период рабочего дня в разбивке по часам в соответствии с настроенным графиком.

Если плановые значения ранее не были подтверждены то при переходе во вкладку в таблице Ф.И.О сотрудников будут выделены синим цветом - это означает, что ячейки в таблице еще не заполнены.

Если ранее были подтверждены данные в одной из вкладок («Табель (план)», «Распределение по офисам» и «Распределение по часам» ), то во вкладке отобразятся ячейки с уже заполненными (подтвержденными) данными (Ф.И.О сотрудников будут выделены черным цветом).

Если плановые значения ранее не были подтверждены, то в таблице Ф.И.О сотрудников будут выделены синим цветом - это означает, что в текущем месяце не была произведена работа с данными (предлагаемые для заполнения данные, но не подтвержденные).

Для заполнения (подтверждения) неопределенных значений предварительно заполненных данными нажать на «Установить все предзаполненные» → «Сохранить».

Для изменения продолжительности рабочего дня выбрать сотрудника → В столбце «Часов» задать необходимое время → «Сохранить».

Для изменения время начала и окончания рабочего дня выбрать сотрудника → В столбце «С - По» задать необходимое время либо передвинуть блоки → «Сохранить».

При изменении временных интервалов в данной вкладке, изменения фиксируются во вкладках «Табель», **«**График работы» и «Распределение по офисам».

Свод распределения по часам за месяц

Вкладка «Свод распределения по часам» → Выбрать подразделение → Выбрать месяц и год.

Во вкладке приведена сводная таблица распределения сотрудников в разбивке по часам для каждого дня месяца.

В таблице отображаются следующая информация: день месяца, почасовые данные о количестве работающих сотрудников , среднее количество работающих сотрудников за день и месяц.

Свод формируется на основании данных, заполненных во вкладках: «Табель», «График работы», «Распределение по офисам» и «Распределение по часам».

В своде учитываются только должности с признаком «Работа в окне».

Работа с шаблонами графиков рабочего времени

Вкладка «Шаблоны графиков работы» → выбрать месяц и год (Правый верхний угол страницы).

Во вкладке создаются типовые графики работы сотрудников. Впоследствии эти графики назначаются отдельным сотрудникам или всему отделу. Служит основой для формирования табеля (план).

Создание/ редактирование шаблона графика рабочего времени

Для создания шаблона → нажать кнопку «Добавить» → автоматически появится новая строка с предварительно заполненными ячейками на основании производственного календаря → ввести наименование шаблона, далее для фиксации наименования нажать на «галочку» → сохранить.

1. Если необходимо заполнить сразу все ячейки предварительно заполненными данными → нажать кнопку «Установить все предзаполненные».
2. Если необходимы данные отличные от предварительно заполненных → выделить ячейку или диапазон ячеек (при щелчке на наименование шаблона выделяется вся строка).

→ в поле «Длительность» ввести длительность рабочего дня (в часах), в поле «С» ввести начало рабочего дня (в часах) → в поле «Обед» заполнить длительность обеда (в ячейках шаблона отображается в минутах) → «Сохранить».

Данные в шаблонах заполняются помесячно.

Для внесения изменений → выбрать шаблон → выделить ячейку или диапазон ячеек (при щелчке на наименование шаблона выделяется вся строка) →

Важно!

При изменении шаблона графика рабочего времени необходимо актуализировать информацию в плане, используя кнопку «Вернуть к предзаполненным» и «Установить все предзаполненные» повторно. После этого снова заполнить факт.

Заполнение длительности обеденного перерыва

Выбрать месяц → Выбрать шаблон → Выделить ячейку или диапазон ячеек (при щелчке на наименование шаблона выделяются все дни месяца) → в поле «Обед» заполнить длительность обеда (в ячейках отображается в минутах) → «Сохранить».

Коэффициент часов для шаблона

Для визуализации в шаблоне временных интервалов с применением коэффициента → в поле «Коэффициент часов» выбрать соответствующую категорию.
Длительность рабочего времени в шаблоне графика рассчитается с учетом выбранного коэффициента. Коэффициент применится для всех графиков, если у графика не включена опция «Фиксированный день».

При назначении графика сотруднику коэффициент будет рассчитан с учетом категории в карточке пользователя.

Фиксированный день

Для установления фиксированного дня для шаблона → выбрать шаблон графика (при щелчке на наименование шаблона выделяются все дни месяца) либо все шаблоны графиков (нажать на слово «График» или выделить столбец с первым днем месяца + Shift + выделить столбец с последним днем месяца) → Включить опцию «Фиксированный день».
При применении опции в шаблоне графика буквенные и цифровые обозначения будут выделены жирным шрифтом.

Удаление шаблона графика

Выбрать шаблон графика → нажать на иконку корзины (Находится возле наименования шаблона). В открывшемся окне необходимо подтвердить удаление, нажав на «ОК».

Копирование шаблона из файла Excel

Данные в шаблон можно добавить из файла Excel.

В файле Excel скопировать строку длительности рабочего дня, выбрав диапазон с первого дня и до последнего дня месяца → на портале выделить шаблон, нажав на его наименование и при помощи комбинации Ctrl+V вставить данные в поле «Длительность» → в файле Excel скопировать строку начала рабочего дня, выбрав диапазон с первого дня и до последнего дня месяца → на портале выделить шаблон, нажав на его наименование и при помощи комбинации Ctrl+V вставить данные в поле «С» → «Сохранить».

Поиск шаблона

Для поиска необходимого шаблона в строку «Фильтр по имени» (находится над наименованиями шаблонов) ввести часть наименования или наименование полностью.

Для отображения полного либо сокращенного наименования шаблона нажать кнопку «Полное/Сокращенное наименование».

Полезные возможности

Копирование значений:

Если в графике следуют подряд одинаковые рабочие дни, воспользуйтесь функцией копирования:

Выбрать ячейку → скопировать значение при помощи кнопки «Копировать» → вставить значение в остальные выбранные ячейки, нажав кнопку «Вставить».

Выделение элементов таблицы:

Чтобы выделить всю таблицу табеля/ шаблона, кликнуть левой кнопкой мыши по ячейке «ФИО»/ «График».
Чтобы выделить отдельную колонку с определённым днём месяца в таблице табеля/ шаблона, кликнуть левой кнопкой мыши по заголовку столбца соответствующего дня.
Чтобы выделить целую строку в таблице табеля/ шаблона, кликнуть по фамилии сотрудника или наименовании шаблона.
Чтобы выделить диапазон смежных ячеек по дням, нажать левой кнопкой мыши на заголовке первого столбца дня, затем, удерживая клавишу Shift, продолжать выделять остальные ячейки.
Чтобы выделить несколько соседних строк в таблице табеля/ шаблона, нажать левой кнопкой мыши на фамилии сотрудника/ наименовании шаблона, затем, удерживая клавишу Shift, продолжать выделять остальные строки.
Для выделения несмежных ячеек в таблице → левой кнопкой мыши нажать на ячейку, удерживая клавишу Ctrl продолжать выделять ячейки.

Быстрый выбор типа дня:

Для выбора типа дня с клавиатуры:

Кликнуть левой кнопкой мыши по ячейке → нажать соответствующую букву выбранного типа дня на клавиатуре независимо от раскладки и регистра.

Перемещение по таблице:

Переход между ячейками может осуществляться стрелками курсора на клавиатуре.