Реестр задач

Для того чтобы перейти к реестру задач, необходимо выбрать вкладку «Документооборот», → перейти по ссылке «Список задач».

Реестр задач состоит из следующий столбцов:

• Номер задачи - порядковый номер задачи заполняется системой автоматически.
• Наименование - в строке «Наименование» указано краткое содержание задачи (его суть) или его название.
• Тип – в строке «Тип» указывается тип задачи, который определяет требования к её исполнению.
• Дата создания – в строке «Дата создания» указывается дата создания задачи.
• Срок – в строке «Срок» указывается срок задачи при помощи ввода с клавиатуры или нажав на иконку с изображением календаря и выбрав соответствующую дату.
• Статус – в строке «Статус» указывается один из возможных статусов задачи:

1. Черновик – Задача не назначена и сохранена в виде черновика. Черновик отображается только у автора проекта задачи, у выбранных в черновике задачи исполнителей данное поручение не будет отображаться до тех пор, пока автор не назначит задачу. Строка черновика поручения в Реестре задач имеет подсветку серого цвета.
2. Назначен – Задача назначена. Исполнители получают задачу и могут приступить к её выполнению. Строка назначенной задачи в Реестре задач не имеет подсветки.
3. В работе – Задача находится в исполнении. Строка задачи, находящаяся в работе, в Реестре задач имеет подсветку голубого цвета.
4. Уточнение – Задача отправлена исполнителем на уточнение каких-либо вопросов по поводу поручения или для написания каких-либо комментариев. Без уточняющих вопросов и (или) комментариев исполнитель не может приступить к исполнению. Строка задачи, находящаяся на уточнении, в Реестре задач имеет подсветку синего цвета
5. Исполнен – После исполнения, задача приобретает статус «Исполнен». После этого инициатор поручения может проверить исполнение и закрыть его или вернуть на доработку. Строка исполненной задачи в Реестре задач имеет подсветку зеленого цвета.
6. Возврат – Задача была отправлена на доработку исполнителю после того, как исполнитель уже закрыл (выполнил) её. Строка возвращенного на доработку поручения в Реестре задач имеет подсветку оранжевого цвета.
7. В очереди – Задача поставлена в реестр очереди задач с указанием наименования продукта и без указания исполнителя. Сотрудники с назначенными правами на доступ к конкретному продукту могут просматривать данный реестр и самостоятельно выбирать себе задачу для исполнения. Строка поручения в очереди в Реестре задач не имеет подсветки.
8. Закрыт – Задача исполнена, проверена инициатором и не требует доработки. Строка закрытого поручения в Реестре задач не имеет подсветки.
9. Отменен – Задача была отменена инициатором и не требует исполнения. Текст отмененного поручения в Реестре задач отображается перечеркнутым.

• Очередь – в строке указывается способ маршрутизации задач СЭД, который используется в комплексной настройке категорий задач и направлений. Для каждой очереди могут быть настроены права в группах пользователей, которые могут самостоятельно брать на исполнение задачи, находящиеся в очереди, либо ставить задачи в очереди.
• Приоритет – в строке «Приоритет» в зависимости от степени важности указывается один из возможных приоритетов для задачи: «Низкий», «Средний», «Высокий», «Критичный».
• Направление – в строке «Направление» указывается способ классификации задач СЭД по направлениям деятельности организации или предоставляемым продуктам, услугам и пр. Для каждого направления может быть задана группа(ы) пользователей по умолчанию, которые могут самостоятельно брать на исполнение задачи, находящиеся в очереди.
• Контрагент – в строке «Контрагент» указывается наименование Контрагента (корреспондента).
• Дата статуса – в строке «Дата статуса» указывается последняя дата изменения статуса задачи, например, со статуса
• Инициатор – в строке «Инициатор» указывается ФИО инициатора задачи.
• Исполнитель – в строке «Исполнитель» указывается ФИО исполнителя.
• Связанные документы – в строке «Связанные документы» указаны номер и дата связанной с задачей документа.
• Дата изменения – в строке «Дата изменения» указывается дата последнего изменения задачи.
• Кем изменено – в строке «Кем изменено» указывается ФИО лица, вносившего изменения в задачу.
• Знак “∨” находящийся возле наименования столбцов, позволяет задать подходящий фильтр: По возрастанию, По убыванию, Спрятать столбец, Закрепить слева, Закрепить справа.

Область фильтрации

В области фильтрации и расширенного поиска находятся Иконки статусов задач:  «Черновик», «Ожидание», «Назначен», «В работе», «Уточнение», «Исполнен», «Возврат», «В очереди», «Шаблон», «Закрыт», «Отменен», «Снято». При нажатии на статус будет производиться фильтрация. У каждого статуса есть свое изображение. Иконка статуса отображается в реестре задач в строке с наименованием задачи.

Также, присутствует сортировка по необходимому статусу задачи. Кнопка «Все» выделяет все статусы задач, при повторном ее нажатие все выделения снимаются. Кнопка «Актуальные задачи» показывает актуальные задачи. Кнопка «Задачи в работе» выделяет только те задачи, которые находятся в статусе «В работе».

Сортировка задач по категориям осуществляется нажатием на необходимую категорию, представленную в списке. 

Сортировка «Приоритеты» позволяет в зависимости от степени важности выбрать возможность более узкого поиска по приоритетам. Кнопка «Все приоритеты» показывает задачи со всеми приоритетами. Также можно выбрать степень приоритета «Высокий и критичный приоритет», «Критичный приоритет».

Сортировка «Просрочки» позволяет осуществлять сортировку задач по сроку и показывает задачи со всеми сроками исполнения.  Кнопка «Все сроки» показывает задачи со всеми сроками исполнения. Кнопка «Приближающаяся или наступившая просрочка» показывает задачи с приближающейся или наступившей просрочкой. Кнопка «Наступившая просрочка» показывает задачи с наступившей просрочкой.

Сортировка «Глубина по месяцам» позволяет отобразить задачи за последние двенадцать, шесть и три месяцев, либо за все время.

Создание и редактирование задачи 

Для того что бы создать новую задачу необходимо выбрать вкладку «Документооборот», → перейти по ссылке «Список задач». Далее необходимо нажать на кнопку «Новая задача», после чего появится карточка черновика новой задачи.

Далее нужно заполнить поля карточки и при необходимости прикрепить файл.

Заполнение карточки задачи

Карточка задачи включает в себя следующую информацию:

• Краткое наименование - в строке «Краткое наименование» вводится краткое содержание задачи (его суть) или его название;
• Тип задачи - в раскрывающемся списке следует выбрать необходимый тип задачи:

1. Доработка (задание о доработке документа, проекта и т.п.);
2. Разработка (задание о разработке нового функционала )
3. Задача (задание - задача ответственному лицу/группе лиц);
4. Ошибка (задание об исправлении какой-либо ошибки в документе, проекте и т.п.);
5. Согласование (визирование документа - согласование проектов подготовленных документов с компетентными должностными лицами, иными словами, для проставления отметки о согласовании, которая содержит подпись, должность, ФИО согласующего сотрудника и дату согласования);
6. Уведомление (информирование выбранного лица о наличии направленной задачи, не требует исполнения и не имеет срока исполнения).
7. Утверждение  (подписание основного документа получателем)

• Контрагент- в строке «Контрагент» выбираем из выпадающего списка наименование Контрагента (корреспондента);
• Направление - в строке «Направление» выбираем из выпадающего списка направление деятельности компании, к которому относится создаваемую задачу. Направления деятельности компании задаются разработчиком;
• Срок - в строке «Срок», в случае необходимости, установить срок исполнения задачи при помощи ввода с клавиатуры или нажав на иконку с изображением календаря и выбрав соответствующую дату;
• Приоритет - в зависимости от степени важности задачи необходимо выбрать из раскрывающегося списка приоритет его выполнения: «Низкий», «Средний», «Высокий», «Критичный», «Отложено до»;
• Содержание - в случае необходимости в строке «Содержание» вводится дополнительная информация о документе, более детальный текст задачи и т.д.;
• Создал - в строке «Создал» (инициатор) автоматически указывается имя инициатора задачи - лица, назначающего данную задачу;
• Исполнитель подзадачи видит другие подзадачи и переписку других исполнителей - при добавлении больше одного исполнителя, появляется возможность включения данного фильтра, который позволяет видеть переписку между другими исполнителями и инициатором задачи.
• Резолюция руководителей - решение, распоряжение руководителя, содержащее указание для уполномоченных сотрудников, каким образом решить поставленную задачу / выполнить задачу. В случае необходимости, определяются руководители для резолюции, тогда задачи исполнителям поступят только после подписания резолюции руководителями;
• Исполнитель - в строке «Исполнитель» выбираются ответственный  за исполнение задачи сотрудник или группа сотрудников: вводится ФИО исполнителя или название группы исполнителей;
• Маршрут - маршрут назначения задачи для нескольких исполнителей может быть, как параллельным (выполняются одновременно, независимо друг от друга), так и последовательным (выполняются в порядке очередности, до момента исполнения задачи одним исполнителем другому оно не будет назначено);
• На контроле – в раскрывающемся списке выбираются сотрудники (руководители), которые имеют доступ к просмотру задачи для осуществления контроля за ее исполнением, участию в переписке и работе с вложениями и документами;
• Обмен файлами и сообщениями - в поле «Обмен файлами и сообщениями» можно вести переписку и обмениваться файлами;
• Связанные документы - в поле «Связанные документы» будут отображаться те документы, на основании которых были созданы задачи (подробнее о создании связанной задачи см. в разделе «Создание задачи на основании зарегистрированного документа»);
• Связанные задачи - в поле «Связанные задачи» будут отображаться те подзадачи, которые созданы на основании данной задачи (подробнее о создании связанной задачи см. в разделе «Создание подзадач»).
• Сформированный черновик можно либо сохранить при помощи кнопки «Сохранить» (Задача будет сохранена в реестре, но не будет направлена исполнителю или резолютору), либо отправить в работу при помощи кнопки «Назначить».

Редактирование задачи 

Для того, чтобы внести изменения в назначенную задачу, инициатору следует зайти в «Реестр задач», в левом верхнем окне в поле «Исходящие», → нажать на вкладку «Назначено мной», → выбрать из открывшегося списка необходимую задачу и нажать кнопку «Редактировать». Далее необходимо внести изменения и нажать кнопку «Сохранить».

Для сохранения задачи в статусе «Черновик» необходимо нажать кнопку «Сохранить» (в данном случае задача не будет назначена).

Для удаления еще не назначенной для исполнения задачи необходимо нажать кнопку «Удалить».

Создание подзадачи

Подзадачи создаются исполнителями задачи с целью вовлечения соисполнителей в процесс выполнения задачи. 

Для создание подзадачи следует перейти в «Список задач», → в окне «Входящие» →  вкладка «Назначено мне» и открыть необходимую задачу.

Далее в карточке задачи, в блоке «Связанные задачи», необходимо нажать кнопку «Создать подзадачу/ Подрезолюцию». После нажатия на кнопку откроется новая карточка подзадачи, где необходимо заполнить поля карточки подзадачи (см. выше) и нажать на кнопку «Назначить/ Поставить в очередь/ Отправить на резолюцию» (название кнопки назначения будет зависеть от заполнения полей).

Для сохранения подзадачи в статусе «Черновик» необходимо нажать кнопку «Сохранить» (в данном случае подзадача не будет назначена).

Для внесения изменений в уже назначенную подзадачу либо для ее отмены необходимо в окне «Исходящие» перейти по вкладке «Назначено мной», выбрать необходимую подзадачу → нажать кнопку «Редактировать», внести исправления и затем нажать кнопку «Сохранить».

Для удаления еще не назначенной для исполнения подзадачи необходимо нажать кнопку «Удалить».

Создание задачи на основании зарегистрированного документа

Для создания задачи на основании зарегистрированного документа,  необходимо → выбрать вкладку меню «Документооборот» → выбрать пункт меню «Регистрация документов». 

В открывшемся «Журнале регистрации корреспонденции», выберите необходимый документа и в поле «Связанные задачи» нажмите на кнопку «Создать связанную задачу». После этого откроется карточка задачи со ссылкой на карточку документа в блоке «Связанные документы». В открывшейся карточке задачи ,также можно заполнить необходимые поля (см. выше) и назначить задачу на исполнение.

Для удаления еще не назначенной для исполнения подзадачи необходимо нажать кнопку «Удалить».

Направление задачи на резолюцию

Резолюция - решение, распоряжение руководителя, содержащее указание для уполномоченных сотрудников, каким образом решить поставленную задачу / выполнить задачу.

Оформление решения в виде резолюции предполагает наличие обязательных пунктов, так, наиболее общая структура практически любой резолюции включает в себя следующие элементы (части):

• Указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция;
• Характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»);
• Указание сроков ожидаемого исполнения;
• Подпись руководителя;
• Дата резолюции.

Постановка задачи в очередь

Очередь - способ маршрутизации задач СЭД, используется в комплексной настройке категорий задач и направлений. Для каждой очереди могут быть настроены права в группах пользователей, которые могут самостоятельно брать на исполнение задачи, находящиеся в очереди, либо ставить задачи в очереди.

Для того, чтобы поставить задачу в очередь на реализацию, необходимо в статусе «Черновик» заполнить необходимые поля карточки задачи (см. раздел "Заполнение карточки задачи"), при этом, не указывая исполнителя, обязательно выбрать направление и нажать на появившуюся кнопку «Добавить в очередь».

Сотрудники с назначенными правами на доступ к конкретному продукту могут просматривать данный реестр и самостоятельно выбирать себе задачу для исполнения (подробнее о назначении прав доступа на продукт см. в разделе "Настройка прав для групп сотрудников на портале").

Для этого необходимо перейти в раздел "В очереди" нажать на строку выбранной задачи для перехода в ее карточку.

Далее следует нажать кнопку "Взять из очереди".

После этого задача появится у сотрудника в разделе "Назначено мне" с указанием его ФИО в столбце "Исполнитель".

Направление задачи по маршруту

Маршрут назначения поручений для нескольких исполнителей может быть как параллельным (выполняются одновременно, независимо друг от друга), так и последовательным (выполняются в порядке очередности, до момента исполнения поручения одним исполнителем другому оно не будет назначено).

Для того чтобы назначить маршрут необходимо перейти в «Реестре задач» , нажать на кнопку «Новая задача», заполнить необходимые поля и нажать на кнопку «Маршрут». После этого откроется окно, где следует выбрать тип маршрута для прохождения задачи.

Типы маршрута: 

• Настройка показателей расчетного периода
• Разработка коллектора данных
• Разработка аналитики

(Выбрать можно только один тип маршрута)

Кнопка «Схема процесса» позволяет открыть схему процесса в виде изображения. Для утверждения маршрута необходимо нажать на кнопку «Выбрать маршрут». Для отмены необходимо нажать на кнопку «Сбросить маршрут» или кнопку «Закрыть». 

Исполнение задачи

Для того, чтобы выполнить задачу, необходимо перейти в «Реестре задач» , → нажать вкладку «Назначено мне» в окне «Входящие», и открыть задачу, которая назначена. После исполнения задачи в карточке задачи следует нажать кнопку «Подтвердить исполнение». При исполнении задачи откроется окно предустановленных сообщений «Подтвердить исполнение», где можно выбрать комментарий исполнения задачи.  После выполнения данного действия задача приобретает статус «Исполнен». В «Реестре задач» выполненная задача будет индицировано зеленой подсветкой.

Если задача не понятна, т.е. требует уточнения, необходимо в окне «Входящие» нажать на вкладку «В работе», выбрать необходимую задачу  и нажать на кнопку «На уточнение», после этого задача вернется инициатору. В «Реестре задач» задача, требующее уточнения, будет индицировано синим цветом.

Проверка и закрытие исполненной задачи

Инициатор задачи может следить за ходом исполнения задачи  в любое время. Для этого необходимо зайти в «Реестр задач», в левом верхнем окне в поле «Входящие» →  нажать на вкладку «Проверка исполнения» и выбрать необходимую задачу. 

После подтверждения исполнения задачи её необходимо закрыть. Перейти в раздел «Проверка исполнения» также можно нажав на кнопку «Исполненные задачи на проверке и закрытии» на главной странице портала. Далее необходимо выбрать нужную задачу из списка. Для того, чтобы закрыть проверенную задачу после её исполнения, инициатору (автору) задачи необходимо нажать кнопку «Закрыть».

В случае, если в справочнике категорий задач выбран один из вариантов оценивания задачи «Оценка задач после исполнения», то при закрытии задачи инициатору или исполнителю предлагается при закрытии задачи выставить оценку по результатам ее выполнения. 

Для того, чтобы направить закрытую задачу на доработку исполнителю, в окне «Исходящие» необходимо нажать ссылку «Назначено мной» и открыть необходимую задачу (со статусом «Закрыт»). В открывшейся карточке задачи нажать кнопку «Переоткрыть».

Создание отчёта по исполнению задач:

• Реализован отчёт «Отчёт по исполнению» средствами механизма отчётов системы. Отчёт включает следующую информацию:
  • Список тикетов.
  • Даты назначения, планового и фактического завершения каждой задачи.
  • Комментарии исполнителей.
  • Дополнительные поля.

Отмена задачи

Для того, чтобы отменить назначенную задачу необходимо зайти в «Реестр задач», в левом верхнем окне в поле «Исходящие» → нажать на вкладку «Назначено мной», выбрать из открывшегося списка необходимую задачу и нажать кнопку «Отменить». Отмена возможна для задач, находящихся в любом статусе. 

В появившемся окне указать причину отмены и нажать на кнопку «Подтвердить отмену».

Также, отменённую задачу можно закрыть, нажав кнопку «Закрыть окно задачи».

Повторное назначение задачи осуществляется при помощи кнопки «Переоткрыть». К переназначенной задаче также можно добавить уточняющие вопросы и комментарии для исполнителя.

Возврат задачи

Для просмотра задач на уточнение необходимо перейти по ссылке «Задачи на уточнение» на главной странице портала.

Либо выбрать пункт «Документооборот» → далее перейти по ссылке «Список задач». В реестре задач выбрать пункт «На уточнение». Далее необходимо перейти к интересуемой задаче.

После внесения изменений необходимо вернуть задачу в работу при помощи кнопки «Возврат в работу». Также, при возврате задачи в работу, можно добавить уточняющие вопросы и комментарии для исполнителя.

После нажатия кнопки появится поле комментария, обязательное для заполнения. После указания причины возврата /переоткрытия задачи, необходимо нажать кнопку «Вернуть/ Переоткрыть».

Настройка расписания задач

При создании новой задачи необходимо выбрать исполнителей и сохранить изменения → нажать на кнопку «Расписание» → в открывшейся карточке расписания заполнить необходимые параметры: 

Повторение - выбор цикла повторений расписания.

• В рабочие дни - чек-бокс для проставления отметки повторения расписания только в рабочие дни.
• Следующий запуск - выбор даты запуска задачи, после первого запуска.
• Количество запусков - количество раз повторных запусков задачи в работу.
• До какого дня (включительно) - выбор даты последнего запуска задачи.
• Напоминать за (чч:мм) - заполнения времени, за которое исполнителю будет приходить уведомление о назначении задачи по электронной очереди (в мессенджере).

После заполнения всех параметров нажать на кнопку «Сохранить» и запустить задачу в работу.

Первичное расписание создается в задаче со статусом «Черновик». Созданное расписание можно отредактировать. В случае, если задача была запущена в работу, то к ней уже нельзя привязать расписание.