Создание и редактирование карточки корреспондента
Корреспондент (клиент) - учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка. Реестр корреспондентов включает в себя список корреспондентов - юридических лиц и физических лиц, расположенных в алфавитном порядке и ранжированных по типу лица (в начале списка расположены юридические лица, затем - физические лица).
Для того чтобы перейти в реестр корреспондентов необходимо нажать на кнопку «Документооборот», затем выбрать «Корреспонденты (контрагенты)».
В реестре корреспондентов содержится строка поиска (для поиска по наименованию корреспондента, введенного с помощью клавиатуры) и фильтр по типу корреспондентов (юридическое/физическое лицо/индивидуальный предприниматель) для упрощения поиска.
Таблица списка корреспондентов состоит из следующих столбцов: «Наименование» корреспондента, «Тип» корреспондента (юридическое или физическое лицо), «Контрагент»(является корреспондент клиентом нашей организации или нет), ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), «Создатель».
Кнопка «Показать неподтвержденные» – отображает неподтверждённые записи, которые были созданы или отредактированы сотрудниками, не имеющих расширенных прав для регистрации корреспондентов.
Кнопка «Карточка организации» – отображает карточку вашей организации. Для заполнения полей Реквизиты/Сотрудники (см. ниже).
Кнопка «Добавить» – позволяет создать нового корреспондента. Затем необходимо ввести данные: выбрать «Тип» контрагента из выпадающего списка, ввести «Наименование» контрагента, заполнить реквизиты и в случае необходимости добавить сотрудников и заполнить данные о них.
Заполнение карточки корреспондента
При нажатии на необходимого корреспондента, откроется его карточка, содержащая реквизиты, список сотрудников (для организаций/органов власти) и события.
- Во вкладке «Реквизиты» указана основная информация об организации. Карточку можно редактировать или удалить, нажав на соответствующую кнопку.
- Во вкладке «Сотрудники» указаны сотрудники организации.
Для добавления сотрудника корреспондента необходимо в разделе «Сотрудники» нажать кнопку «Добавить нового сотрудника».
Карточку сотрудника можно редактировать или удалить, нажав на соответствующую кнопку «Удалить».
Для восстановления сотрудника необходимо нажать на кнопку «Восстановить».
Карточку корреспондента/организации можно редактировать, при наличии определенных прав, после этого → нажать на кнопку «Сохранить». Для удаления карточки организации → нажать на кнопку «Удалить».
Связанные документы, задачи, события
Во вкладке «Задачи, документы, события» отображаются задачи, документы и события, связанные с корреспондентами.
Для перехода в Реестр событий/СЭД/Журнал регистрации корреспонденции необходимо нажать на кнопку «Перейти…»
В разделе задачи, для того, чтобы создать задачу/резолюцию с данным корреспондентом, необходимо нажать на кнопку «Создать задачу/резолюцию».
В разделе документы, для того, чтобы создать пустой исходящий документ с данным корреспондентом, необходимо нажать на кнопку «Создать исходящий документ».
В разделе события, для того, чтобы создать событие с данным корреспондентом, необходимо нажать на кнопку «Создать событие».
Объединение дубликатов
Для того, чтобы произвести слияние дублей организаций необходимо → нажать на кнопку «Слияние дублей». После, необходимо выбрать из списка актуального корреспондента для слияния: все сотрудники, документы, задачи и события будут перенесены из текущего корреспондента в выбранный, а сам текущий корреспондент будет удален как дубль.
После выбора корреспондента для слияния дублей → нажать на кнопку «Объединить». Для отмены операции → нажать на кнопку «Отмена».