Реестр показателей

Переход к реестру через главное меню: «Показатели» → «Реестр показателей».

Порядок работы с реестром показателей:

1. Создание структуры реестра с помощью папок

Рекомендуется систематизировать показатели – помещать в папки в соответствии с их тематической или функциональной принадлежностью.

Для создания папки нажать на кнопку «Новая папка» → в окне «Редактирование папки» ввести наименование папки → нажать на кнопку «Сохранить». 

2. Создание/ редактирование показателя 

 Выделить папку, в которой будет располагаться показатель, нажать на кнопку «Новый материал» → откроется карточка показателя: 

• Наименование – наименование показателя.
• Код показателя – уникальный идентификатор. Код должен соответствовать смыслу показателя. Вводится прописными буквами, между словами используется нижнее подчёркивание. Например: СЭД_ЗАДАЧИ_ИСПОЛНЕННЫЕ. Если показатель автоматический код изменять не рекомендуется. Используется в формулах других показателей.
• Комментарий – используется для пояснения смысла показателя.
• Формула – расчёт значения показателя исходя из формулы, в которой используются коды других показателей. Например: ([СЭД_ЗАДАЧИ_ИСПОЛНЕННЫЕ_ВОЗРАЩЁННЫЕ]/ [СЭД_ЗАДАЧИ_ИСПОЛНЕННЫЕ])*100
• Единица измерения – величина измерения показателя (%, ед., час и пр.).
• Описание формулы – справочное описание составляющих формулы для объяснения пользователю. Например: (Количество возвратов исполненных задач/ Количество исполненных мной задач)*100%
• Тип показателя – изменение значения показателя относительно установленного норматива выполнения: Возрастание – позитивным направлением считается рост значения показателя; Убывание – позитивным направлением считается снижение значения показателя до минимально возможного.
• Количественный* – показатель выражается в абсолютном числе, которое формально не ограничено, по нему можно сделать расчёт прогнозного значения исходя из наработанного фактического значения за прошедший интервал расчётного периода. Альтернативный смысл – доля чего-либо. По неколичественным** прогноз не рассчитывается.

*Показатель, который выражается числом, его можно измерить, подсчитать и сравнить.  Для количественного показателя можно рассчитать прогноз будущего значения на основании предыдущих данных. То есть, зная прошлые цифры, можно предсказать будущие.                                                                       **Показатель, который сложно выразить конкретным числом. Вместо цифр используются качественные характеристики или уровни, такие как хорошее, среднее, низкое, очень доволен, недоволен и т.д.

• Расчёт первичных данных – способ расчёта показателя на основе первичных данных (Сумма – значения показателя суммируются, Среднее – вычисляется путём деления суммы всех значений на их количество, Минимум – определяется наименьшее среди множества значений, Максимум – определяется наибольшее среди множества значений, Последнее – отображается последнее актуальное значение показателя без суммирования с предыдущими значениями).
• Не применять поправочный коэффициент для должности* – актуально только для показателей с признаком «Количественный». Применяемый коэффициент корректировки целевых значений для количественных показателей рассчитывается как произведение: [доля рабочих дней сотрудника к общему количеству рабочих дней РП]*[индивидуальный коэффициент интенсивности нагрузки (М/Ж/И) – задаётся в настройках: М/Ж, признак инвалидности]*[коэффициент учёта доли рабочего времени (по умолчанию для всех 1 – если не задано). Если задано, то используется для учёта сокращённых режимов работы сотрудников в отпуске по уходу за ребёнком и пр. (<1) – индивидуальный для сотрудника, задаётся в 1С ].

* Поправочный коэффициент – это специальный множитель, который учитывает особенности работы сотрудника и корректирует целевые значения показателей.

• Период ввода первичных данных – это частота (например, день, неделя или месяц), с которой отдельные значения первичных данных агрегируются (группируются) и загружаются в систему для расчёта показателей. При выборе, например, недели или месяца выводится единственное значение за неделю/месяц независимо от дня.

• Ручной ввод первичный данных – опция используются, если автоматический сбор данных невозможен или нецелесообразен. При включённой опции менеджер KPI в расчётном периоде вручную вводит первичные данные по показателю для каждого сотрудника/ отдела.

• Способ представления значения – возможность приведения числового значения показателя к текстовому для отображения в расчётном периоде. Например List[Нет,Да] позволит вывести Нет для 0 и Да для 1 (или другого большего значения).

• Режим работы с первичными данными – настройка, определяющая, откуда поступают первичные данные показателя и каким образом они сохраняются в системе для дальнейшего расчёта и анализа.

  Доступны следующие режимы:

  - Внешние данные – первичные данные автоматически загружаются из внешних информационных систем. Менеджеру KPI не требуется вводить значения вручную.

  - Ручной ввод – менеджер KPI самостоятельно вносит значения показателя в систему. Введённые значения сохраняются в качестве первичных данных и используются для дальнейших расчётов.

  - Результат расчёта – в качестве первичных данных сохраняется результат расчёта показателя.

  Когда использовать: если необходимо сохранять историю значений показателя, рассчитываемого по формуле, и отслеживать его динамику на дашборде.

  Как настроить: для этого в настройках показателя:

  • В поле «Расчёт первичных данных» выбрать «Последнее».
  • В поле «Период ввода первичных данных» указать нужную периодичность, например «День».
  • В поле «Режим работы с первичными данными» выбрать «Результат расчёта».

  При таких настройках система будет сохранять текущее расчётное значение с заданной периодичностью. Это позволит просматривать не только актуальное значение показателя, но и историю его изменений за разные периоды на дашборде.

• Статус показателя – характеристика, определяющая стадию жизненного цикла показателя, на которой он находится в настоящий момент. Утвержден – показатель официально принят и включен в расчётный период. Разработка – показатель проходит этап проектирования и тестирования. Архивный – показатель утратил актуальность и выведен из регулярного использования. Архивные показатели недоступны для выбора при настройке показателей в расчётном периоде.

После заполнения полей нажать на «Сохранить изменения».

Перед настройкой показателей в расчётном периоде рекомендуется проверять формулу расчёта показателя на корректность. Главная панель «Настройки» (шестерёнка) → Проверка корректности формулы.

3. Управление папками и показателями в структуре реестра

Для перемещения папки необходимо выделить папку при помощи левой кнопки мыши и нажать на кнопку «Вырезать» → выделить необходимую папку при помощи левой кнопки и нажать на кнопку «Вставить».

Для расположения папок в определённой последовательности нажать на кнопки вверх-вниз (стрелочки).

Для удаления папки необходимо выделить папку при помощи левой кнопки и нажать на кнопку «Удалить» (удаление доступно только для пустых папок).

Для перемещения показателей между папками необходимо проставить галку рядом с показателем и нажать на кнопку «Вырезать выбранное» → выделить необходимую папку при помощи левой кнопки и нажать на кнопку «Вставить».

Для поиска показателя в реестре в поле «Поиск» ввести наименование, код или формулу расчёта показателя.

4. Синхронизация изменений показателя в расчётный период

При внесении изменений в показатель для отображения изменений в расчётном периоде (изменены: код, формула, описание формулы)  → проставить галку рядом с показателем → выбрать расчётный период (выпадающий список расположен в правом верхним углу)  →  нажать на кнопку «Синхронизировать показатели».

Если код, формула, описание формулы не менялись, то синхронизация не требуется. Если были изменены другие поля, нужно сбросить кэш в расчётном периоде.