Переход к реестру расчётных периодов через главное меню: «Показатели» → «Расчётные периоды».

Создание расчётного периода

Для создания расчётного периода нажать на кнопку «Новый расчётный период».

Ввести наименование расчётного периода.

При необходимости ввести краткое описание.

Задать дату начала и окончания расчётного периода.

Созданный расчётный период по умолчанию находится в статусе «Исправление».

Статусы расчётного периода

• Активный – происходит загрузка актуальных значений и выполняется расчёт показателей на текущий расчётный период.
• Исправление – показатели находятся в процессе изменения или настройки и не подлежат расчёту.
• Архивный – расчётный период уже завершился, расчёты выполнены окончательно, и дальнейшие изменения невозможны.

Настройка показателей в расчётном периоде

Для перехода в расчётный период → нажать на кнопку шестерёнки (просмотр и настройка показателей).

Откроется страница «Показатели расчётного периода» с двумя основными областями:

• Слева отображается организационная структура. Здесь представлена иерархия подразделений организации в виде дерева. Для выбора нужной организационной единицы нажать левой кнопкой мыши по соответствующему элементу списка.
• Справа расположена область «Показатели эффективности». Именно здесь производится непосредственная работа с показателями выбранной организационной единицы.

Добавление показателя

Типы показателей:

• Наследуемый – показатель возможно наследовать на должность с установленным нормативом выполнения (порог, цель, сверхцель). На отделе «Вес» показателя указывается равным «0».
• Вспомогательный – самостоятельный показатель без формулы, может участвовать в формуле составного показателя. Не участвует в расчёте результативности.
• Ключевой – участвует в расчёте результативности (у показателя указывается «Вес» не равный «0»).

Для добавления показателя выбрать отдел/ должность из организационной структуры → нажать на кнопку «Добавить показатель» → в поле поиска ввести наименование показателя → нажать на кнопку «Сохранить».

Для показателя, который будет участвовать в расчёте результата необходимо выбрать тип «Наследуемый» (нажать на иконку рядом с показателем в столбце «Вес») → проставить порог/ цель/ сверхцель и вес показателя. Вес не может быть отрицательным**.**

Размер веса у всех наследуемых показателей, можно задать равным «0», в таком случае показатели, назначенные на отдел, не будут участвовать в расчете результативности.

Если показатель наследуется с отдела на должность, необходимо перейти на саму должность, нажать на кнопку «Показатели связанных подразделений». 

В качестве источника наследуемых показателей доступна возможность выбора любого отдела/ должности.

Откроется список основных показателей, из него выбрать нужный показатель и нажать на кнопку «Включить в перечень показателей».

Для показателей, которые участвуют в формуле расчёта и не имеют веса необходимо выбрать тип «Вспомогательный» (иконка рядом с показателем в столбце «Вес»).

Формула веса

Каждый показатель имеет определенный вес, отражающий его значимость в оценке эффективности сотрудников или отделов. Формула веса задаёт правило изменения этого значения в зависимости от конкретных условий.

• Заполнение формулы веса показателя.

В организационной структуре выбрать отдел/ должность → в области «Показатели эффективности» выбрать показатель, у которого вес уже задан (больше 0) → нажать на иконку «Весы» (находится слева от выбранного показателя) → в редакторе в поле «Формула веса» ввести необходимое условие, в поле «Комментарий» (если требуется) ввести краткое примечание или пояснение формулы → нажать на кнопку «Сохранить».

Заполнение формулы веса доступно для показателей, у которых вес > 0.

Формула веса применяется только в пределах одной организационной единицы (отдел/ должность).

Для того, чтобы код формулы веса применялся для других организационных единиц, необходимо его задавать для каждой организационной единицы по отдельности.

Рассмотрим следующий сценарий:

Допустим, существует показатель «Количество выполненных задач в СЭД (Система электронного документооборота)». Для руководителя важно учитывать качество выполнения задач сотрудниками, и он хочет стимулировать тех, кто активно  участвует в работе системы. Поэтому он вводит формулу веса следующего вида: if([VALUEORDEFAULT:СЭД_ЗАДАЧИ_ИСПОЛНЕННЫЕ]>=20,[Вес],14).

Что означает эта формула:

• Если сотрудник выполнил 20 и более задач в СЭД, то исходный вес этого показателя остаётся неизменным. Это значит, что сотрудники получают полную премию за этот показатель.
• Если же количество выполненных задач менее 20, то система автоматически снижает значение веса до указанного уровня — 14%. Таким образом, вклад данного показателя становится меньше в общей оценке эффективности сотрудника.

Агрегация значений

При создании системы оценки сотрудников возникает необходимость объединять (суммировать) значения отдельных работников или отделов в единый суммарный показатель на уровне отдела или подразделения. Этот процесс называется суммированием показателей.

• Настройка суммирования

Показатель без формулы.

Этот случай подходит тогда, когда нужно объединить количественные значения одного показателя разных сотрудников или должностей.

Для суммирования значений на отделе с дочерних должностей → в расчётном периоде нажать на кнопку «Внести исправления» → добавить показатель на уровень отдела  → в столбце «Дополнительно» выбрать агрегацию «Сумма»  →  добавить тот же вспомогательный показатель на дочерние должности → нажать на кнопку «Сохранить» → нажать на кнопку «Проверить» → нажать на кнопку «Активировать».

Показатель с формулой.

Иногда показатель на уровне отдела формируется путём обработки некоторых переменных, полученных от подчинённых сотрудников или отделов.

Для суммирования значений на отделе с дочерних должностей → в расчётном периоде нажать на кнопку «Внести исправления» → добавить показатель с формулой на уровень отдела  →  добавить составляющие показателя на дочерние должности, показатели должны быть вспомогательными → нажать на кнопку «Сохранить» → нажать на кнопку «Проверить» → нажать на кнопку «Активировать».

Управление показателями

Для выполнения действий, описанных ниже – расчётный период должен находиться в статусе «Исправление».

Удаление показателя:

В дереве оргструктуры выбрать нужный отдел/ должность → в области «Показатели эффективности» выбрать показатель и нажать на иконку корзина (исключить показатель) → нажать на кнопку «Сохранить».

Копирование вспомогательных показателей и показателей с целевыми значениями и весами – исключает необходимость вручную добавлять одинаковые показатели для нескольких отделов/должностей.

Используйте копирование, если требуется:

• распространить набор показателей с уже настроенными параметрами на новый отдел или новую должность;
• обновить показатели в нескольких отделах, используя актуальный шаблон из одного источника.

В дереве оргструктуры выбрать нужный отдел/ должность →  в области «Показатели Эффективности» нажать на кнопку «Копировать» → выбрать источник копирования → нажать на кнопку «Копировать целевые значения и веса» → нажать на кнопку «Сохранить».

Просмотр информации по показателю (id показателя, код, формула показателя, формула веса, способ агрегации):

В дереве оргструктуры выбрать нужный отдел/должность → в области «Показатели Эффективности» нажать на кнопку «Формулы и данные» → «Отладка».

Сортировка показателей – ручное определение порядка расположения показателей в интерфейсе системы, путём указания порядкового номера для каждого показателя: 

В дереве оргструктуры выбрать нужный отдел/ должность → в области «Показатели Эффективности» в столбце «Дополнительно» в поле «Сортировка» указать числовое значение для каждого показателя → нажать на кнопку «Сохранить».

Установленный порядок сохранится и для показателей в расчётном периоде в статусе «Активный».

Изменение показателей: 

Активный расчётный период необходимо перевести в статус «Исправление». 

В реестре расчётных периодов выбрать текущий расчётный период → нажать на кнопку шестерёнки (просмотр и настройка показателей) → нажать на кнопку «Внести исправление» 

или 

в реестре расчётных периодов выбрать текущий расчётный период → нажать на кнопку, которая находится между «Просмотр и настройка показателей» и «Детали» → выбрать пункт «Внести исправления» → «ОК».

Управление изменениями показателей выполняется по ранее описанному алгоритму.

Настройка дашборда (виджета)

Дашборд (виджет) – это интерактивная панель мониторинга, предназначенная для быстрого и удобного просмотра информации по показателю в графической форме в личном кабинете сотрудника. Дашборд состоит из специальных элементов — виджетов, которые позволяют визуально воспринимать данные. Дашборд (виджет) настраивается для отдела/ должности.

Для настройки дашборда (виджета) → в расчётном периоде нажать на кнопку «Внести исправления» → выбрать отдел/ должность → нажать на кнопку «Редактирование виджетов» (предварительно для отдела/ должности должны быть добавлены показатели) → выбрать тип виджета → выбрать размер виджета → ввести дополнительные параметры (устанавливается автоматически при нажатии на иконку рядом с полем) → выбрать иконку → нажать на кнопку «Сохранить» → нажать на кнопку «Проверить» → нажать на кнопку «Активировать».

Для удаления дашборда (виджета) → в расчётном периоде нажать на кнопку «Внести исправления» → выбрать отдел/ должность → нажать на кнопку «Редактирование виджетов» → рядом с нужным показателем нажать на иконку корзины (удалить виджет) → нажать на кнопку «Сохранить» → нажать на кнопку «Проверить» → нажать на кнопку «Активировать».

Комментарий для цели

Комментарий для цели — это дополнительная информация или пояснения, которые добавляют к установленным нормам выполнения показателя (таким как порог, основная цель или сверхцель). Эти комментарии позволяют объяснить особенности постановки цели, раскрыть детали её реализации или привлечь внимание к важным аспектам.

Для заполнения комментария → в расчётном периоде нажать на кнопку «Внести исправления» → на отделе/ должности выбрать показатель с нормативом выполнения (порог, цель, сверхцель) → в поле «Комментарий для цели» ввести комментарий (находится под нормативом выполнения (порог, цель, сверхцель)). Комментарий будет виден всем пользователям → нажать на кнопку «Сохранить» → нажать на кнопку «Проверить» → нажать на кнопку «Активировать».

Комментарий для сотрудника

Комментарий для сотрудника — это дополнительная информация или пояснение, которое добавляется непосредственно к конкретному показателю эффективности сотрудника. Такой комментарий предназначен для предоставления контекста, деталей или важных замечаний относительно оцениваемого показателя.

Для внесения комментария для сотрудника → в активном расчётном периоде на отделе/ должности нажать на кнопку «Все показатели»  → «Формулы и данные» → «Отладка» → выбрать показатель и нажать на текст «Добавить комментарий для сотрудника» → ввести комментарий (Комментарий будет виден всем пользователям) → нажать на кнопку «Сохранить».

Активация расчётного периода

После настройки показателей необходимо в расчётном периоде нажать на кнопку «Проверить» → «ОК»– происходит автоматическая проверка на наличие ошибок и предупреждений – ошибки необходимо исправить, предупреждения принять к сведению. Если ошибки отсутствуют нажать на кнопку «Активировать» → «ОК» → «ОК».

Для отображения настроенных показателей в расчётном периоде → на панели управления выбрать раздел «Настройки» – пункт «Управление фоновыми процедурами» → запустить процедуру «Пересчет/автозакрытие расчетных периодов по показателям».

или в реестре расчётных периодов выбрать текущий период → нажать на кнопку, которая находится между «Просмотр и настройка показателей» и «Детали» → выбрать пункт «Пересчитать всё» — автоматически запустится процедура пересчёта.  

После каждого внесения изменений необходимо запускать процедуру.

Внесение значений в ручные показатели

Для внесения значений в ручные показатели, расчётный период должен быть в активном режиме.

Порядок действий

• Перейти в расчётный период, в котором необходимо внести данные.
• Выбрать отдел/должность, для которых нужно указать значение показателя.
• Нажать кнопки «Все показатели» и «Формулы и данные».
• Выбрать нужный ручной показатель из списка.
• Нажать «Исходные данные».
• Нажать кнопку «Новое значение показателя».
• В открывшейся форме указать Дату/период, за который вносится значение, и ввести необходимое значение показателя.
• Нажать кнопку «Сохранить», чтобы сохранить внесённые данные.

Как удалить запись

Если необходимо удалить ранее внесённую запись, нажмите на значок корзины рядом с соответствующей записью.

Вывод показателей в аналитику для рейтинга

Показатели в аналитике распределены по оценочным группам. Алгоритм настройки групп описан в разделе «Настройка групп рейтинга».

Режимы вывода показателя в аналитику для расчёта рейтинга:

• Баллы через ПЦСЦ – в аналитику по показателю выводится балл, который устанавливается в зависимости от уровня достижения норматива.
• Непосредственное значение – в аналитику выводится фактическое значение указанное в показателе, без дополнительных преобразований.
• Нет – показатель не выводится в аналитику.

Настройка вывода показателей в аналитику для расчёта рейтинга:

На панели управления выбрать раздел «Показатели» – пункт «Расчётные периоды» → перейти в активный расчётный период, нажав на кнопку шестерёнки (просмотр и настройка показателей) → в дереве оргструктуры выбрать отдел → в области «Показатели эффективности» выбрать показатель → в столбце «Дополнительно» в поле «Расчёт баллов альтернативного рейтинга» выбрать необходимый расчёт.

Позиция в рейтинге определяется на основании суммирования всех баллов.

Режим вывода настраивается индивидуально для каждого показателя.

Изменение режима не затрагивает исходные данные — оно влияет только на их представление в аналитике.

Дополнительные параметры расчёта показателей, заполняемые в оргструктуре

На панели управления выбрать раздел «Настройки» (шестерёнка) – пункт «Оргструктура и пользователи» → в дереве оргструктуры выбрать отдел/ должность → нажать на кнопку «Редактировать».

Формула результата организационной единицы

Формула результата – правило, которое учитывает дополнительные условия для автоматического вычисления конечного значения результата по ключевым показателям.

Внесение формулы:

Внести код результата в поле «Код формулы расчета», при необходимости комментарий (краткое примечание или пояснение формулы) → нажать на кнопку «Сохранить» → на панели управления выбрать раздел «Настройки» – пункт «Управление фоновыми процедурами» → запустить процедуру «Пересчет/автозакрытие расчетных периодов по показателям».

Пример формулы результата: if([VALUEORDEFAULT:КАДРЫ_ЧАСЫ_ОТРАБОТАННЫЕ_ОБЩЕЕ,0]=0,0,[Результат])

Формула проверяет, равен ли показатель “Количество отработанных часов” нулю. Если да, то итоговый результат равен нулю, иначе рассчитывается обычный результат по установленной шкале премирования.

Пример комментария: Если значение показателя «Количество отработанных часов» <= 0, то размер премии = 0, если > 0, то размер премии не изменяется.

Проверка отображения внесённой формулы:

На панели управления выбрать раздел «Показатели» – пункт «Расчётные периоды» → перейти в активный расчётный период, нажав на кнопку шестерёнки (просмотр и настройка показателей) → в дереве оргструктуры выбрать отдел/ должность → итоговый результат отобразится в области «Показатели эффективности» в столбце «Результат» (показатели должны быть заранее настроены).

Индивидуальная результативность организационной единицы

Индивидуальная результативность — это заранее определённое значение результата по ключевым показателям эффективности, которое характеризует требуемый уровень достижения цели для конкретного отдела или должности. 

Внесение формулы:

Внести значение в поле «Индивидуальная результативность» → нажать на кнопку «Сохранить».

Проверка отображения внесённой формулы:

На панели управления выбрать раздел «Показатели» – пункт «Расчётные периоды» → перейти в активный расчётный период, нажав на кнопку шестерёнки (просмотр и настройка показателей) → нажать на кнопку «Внести исправления» → в дереве оргструктуры выбрать отдел/ должность → в области «Показатели эффективности» при настройке показателей для отдела/ должности сумма весов всех основных-ключевых показателей не должна превышать значение индивидуальной результативности.

Настройка групп рейтинга

Группа рейтинга — группа, объединяющая отделы или должности для формирования общей таблицы лидеров (рейтинга). Она позволяет группировать показатели эффективности, формируя единый рейтинг среди участников одной категории.

Предварительно в расчётном периоде должны быть настроены показатели эффективности.

Внесение группы:

Внести наименование группы в поле «Группа рейтинга» → нажать на кнопку «Сохранить». Одно и то же наименование должно использоваться для всех элементов (отделов/должностей), которые планируется включить в единую группу.

Результаты сортировки по группе будут представлены в рейтинге в личном кабинете пользователя и в аналитике (если предусмотрена).

В рейтинг выводятся ключевые показатели, отсортированные по результату.

Принцип группировки рейтинга:

Группировка отделов:

• Если задана группа, то группировка осуществляется в рамках группы;
• Если группа не задана, то отделы и их показатели собираются в виртуальную группу «Общий».

Группировка сотрудников:

- Среди сотрудников своего отдела независимо от должности;

- Среди сотрудников должностей с одинаковой группой рейтинга, если группа рейтинга у должности не задана, то группа рейтинга должности считается наименованием должности.

Мониторинг значений показателей в расчётном периоде в статусе «Активный»

Для перехода в активный расчётный период → в реестре расчётных периодов выбрать период в статусе «Активный» → нажать на кнопку шестерёнки (просмотр и настройка показателей).

Откроется страница «Показатели расчётного периода» с тремя основными областями:

• Слева отображается организационная структура. Здесь представлена иерархия подразделений организации в виде дерева. Для выбора нужной организационной единицы нажать левой кнопкой мыши по соответствующему элементу списка.
• Справа область поделена на:

 «Показатели эффективности» – область предназначена для отображения информации по показателям, настроенным для организационной единицы. Наименование показателя, единицы измерения, вес и результат – для отдела. Наименование, единицы измерения, вес–  для должности.

«Сотрудники» – область предназначена для отслеживания значений показателей в разрезе сотрудников.

Просмотр значений по выбранным показателям на должности – менеджеру отображаются только нужные показатели:

В дереве оргструктуры выбрать должность → нажать на кнопку «Показатели» – в области «Показатели эффективности» раскроется весь перечень настроенных показателей на должности → выбрать нужный показатель, нажав Ctrl+левая кнопка мыши →  в области «Сотрудники» останутся только выбранные показатели.

Просмотр значений показателей, используемых в формуле расчёта на должности:

В дереве оргструктуры выбрать должность → нажать на кнопку «Показатели» → нажать на кнопку «Формулы и данные» → нажать на кнопку «Отладка» → в области «Показатели эффективности» выбрать нужные показатели с формулой из перечня, рядом с наименованием показателя будет указана буква f (анализ связанных через формулу показателей), нажать на неё →  в области «Сотрудники» отобразятся показатели, используемые в формуле расчёта у выбранного показателя. 

Просмотр значений всех показателей на отделе/ должности:

В дереве оргструктуры выбрать нужный отдел/должность → в области «Показатели» нажать на кнопку «Все показатели».

Просмотр информации по показателю (id показателя, код, формула показателя, формула веса, способ агрегации):

В дереве оргструктуры выбрать нужный отдел/должность → в области «Показатели» нажать на кнопку «Все показатели» → «Формулы и данные» → «Отладка».

Поиск сотрудника в должности:

В дереве оргструктуры выбрать нужный отдел/ должность → в области «Сотрудники» в поле «Поиск» ввести фамилию сотрудника.

Просмотр комментария для цели на отделе:

В дереве оргструктуры выбрать нужный отдел → В области «Показатели» нажать на кнопку «Все показатели» → «Формулы и данные» → «Отладка» → у показателя отобразится комментарий под нормативом выполнения (порог, цель, сверхцель).

Просмотр комментария для цели и сотрудника на должности:

В дереве оргструктуры выбрать нужную должность → В области «Показатели» нажать на кнопку «Все показатели» → «Формулы и данные» → «Отладка» → в области «Сотрудники» у показателя отобразится комментарий для цели под нормативом выполнения (порог, цель, сверхцель), а комментарий для сотрудника под описанием показателя.

Формирование отчётов по показателям 

После завершения расчётного периода менеджер формирует отчёт результативности, содержащий итоги выполнения установленных нормативов.

На странице «Управление расчётными периодами» у выбранного расчётного периода нажать на иконку кнопку, которая находится между «Просмотр и настройка показателей» и «Детали» → в контекстном меню выбрать пункт «Сводный анализ» → нажать на кнопку «Отчёт результативности».

Для просмотра технической информации по показателям (тип показателя, наименование, статус, дата создания и внесения изменений и т.д.) на странице «Управление показателями» выбрать расчётный период нажать нажать на кнопку, которая находится между «Просмотр и настройка показателей» и «Детали» → в контекстном меню выбрать пункт «Сводный анализ» → нажать на кнопку «Экспорт в Excel».

Активация и загрузка данных в новый расчётный период из прошлого

1. Создание нового расчётного периода. 

На момент создания нового расчётного периода, предыдущий период обязательно должен находиться в статусе «Активный».

2. Загрузка данных из завершённого расчётного периода в новый. 

В реестре показателей выбрать новый расчётный период → нажать на кнопку шестерёнки (просмотр и настройка показателей) → нажать на кнопку «Загрузить данные прошлого периода». 

3. Перевод завершённого расчётного периода в архив. 

В реестре расчётных периодов выбрать завершённый период → нажать на кнопку, которая находится между «Просмотр и настройка показателей» и «Детали» → выбрать пункт «Перевести в архив».  

4. Активация нового расчётного периода. 

В реестре расчётных периодов выбрать новый период → нажать на кнопку шестерёнки (просмотр и настройка показателей) → нажать на кнопку «Проверить» → «ОК» и далее «Активировать» → «ОК» → «ОК».