Расширенный поиск задачи

Кнопка «Расширенный поиск» позволяет вызвать дополнительное меню настроек для расширенного поиска задач на странице Реестра задач.

Расширенный поиск задач возможен последующим критериям:

по направлениям деятельности организации или предоставляемым продуктам, услугам и пр.;
по наименованиям очереди;
по контрагентам;
по сотрудникам организации, которые находятся в подчинении;
по статусу назначенной задачи;
Область поиска позволяет конкретизировать направление поиска. В окне поиска можно выбрать «Область поиска» – поле/поля карточек задач, по которым будет осуществляться поиск.
Кнопка «Все/ Актуальные» позволяет отфильтровать задачи - отображать все задачи или актуальные.
«Разделитель слов» позволяет производить поиск, по нескольким словам, одновременно или по одному из заданных выбранных слов).
В поле с помощью клавиатуры вводится слово или фраза для поискового запроса.
Кнопка «Применить» позволяет отобразить результаты поиска задач в реестре задач по заданным критериям.
Кнопка «Сбросить» позволяет очистить выбранные критерии поиска.
Кнопка «Закрыть» позволяет закрыть меню настройки фильтров.

Внизу в окне поиска будут отображаться результаты поиска (в скобках отображается количество найденных результатов и статус задачи).

Режим Канбан

Канбан — метод управления разработкой, реализующий принцип «точно в срок» и способствующий равномерному распределению нагрузки между работниками.

Канбан – это доска с колонками и карточками, которая помогает отслеживать задачи группы или проекта. Канбан визуализирует процесс работы, а каждая колонка показывает определенный этап задачи. Вы можете добавлять новые колонки, менять их названия, перемещать задачи внутри колонок – все изменения будут сразу же видны другим участникам группы или проекта.

Для того, чтобы включить режим канбан, необходимо выбрать вкладку «Документооборот», → перейти по ссылке «Список задач». В правом верхнем углу находится переключатель режима просмотра задач «Стандартный/ Доска Канбан».

Кнопка «Настройка видимости колонок» позволяет настроить не более 4 колонок для отображения статуса задачи: «Назначено мной», «На контроле», «В очереди», «Назначено мне», «В работе», «Исполнено-Завершено». После выбора четырех статусов задач, необходимо нажать на кнопку «Применить».

Ведение переписки

В поле «Обмен файлами и сообщениями» можно вести переписку и обмениваться файлами.

Для того, чтобы написать сообщение, в свободной строке введите текст и нажмите кнопку «**Отправить».**Текст переписки можно корректировать после отправки, для этого необходимо нажать на кнопку «Редактировать». Для того, чтобы удалить сообщение необходимо нажать на кнопку «Удалить».

При нажатии на кнопку, которая находится рядом с исполнителем задачи, «Фильтр переписки по отдельной задаче», инициатор входит в режим переписки по конкретной задаче. В выбранном режиме отображаются сообщения в контексте выбранной задачи, если инициатор в этом режиме пишет/вкладывает файлы в переписке, то его сообщения также идут выбранному исполнителю. Выход из режима осуществляется по той же кнопке.

Уведомления о новых комментариях

Чтобы вы не пропускали важные обсуждения, уведомления о новых комментариях в задачах теперь включены по умолчанию.

Где приходят уведомления: на электронную почту, в Telegram, через push-уведомления и в MAX.

Как это работает:

Откройте нужную задачу.
Перейдите в раздел комментариев.
Под полем ввода и отправки сообщений поставьте галочку «Получать уведомления о новых сообщениях».

Просмотр изображений прямо в переписке

Вложения с изображениями можно просматривать сразу в чате к задаче или документу. Изображения разворачиваются по клику, их не нужно скачивать, чтобы рассмотреть.

Как использовать:

Найдите вложенное изображение в комментариях к задаче.
Нажмите на миниатюру, чтобы открыть полноэкранный просмотр.
Вы можете масштабировать картинку, чтобы рассмотреть детали с помощью кнопок + и -. Для того чтобы сбросить масштаб изображения, нажмите на кнопку ↺.
Чтобы вернуться обратно к переписке, нажмите кнопку закрытия просмотра Х.

Прикрепление файлов

Для того, чтобы прикрепить файлы или проекты документов, необходимо щелкнуть кнопкой мыши на окно «Перетащите файлы или щелкните для выбора» и выбрать файл из папки на компьютере, либо переместить их при помощи мыши из папки, в которой они находятся, в окно загрузки файлов.

Работа с вложениями

Для того, чтобы отредактировать название документа или просмотреть его, в блоке «Сообщения и файлы» следует нажать на кнопку «Редактировать наименования файла документа». После изменения наименование нажать на кнопку подтверждения действия «∨».

Кнопка «Просмотр» позволяет открыть окно Предварительного просмотр документа. Для того чтобы закрыть окно предварительного просмотра необходимо нажать на кнопку«Закрыть».

В области «Документы и их версии», при нажатии на кнопку «Действия», доступны следующие возможности:

Кнопка «Загрузить новую версию» – позволяет загрузить новую версию текущего документа;
Кнопка «Показать все версии» – позволяет отобразить все версии документа в истории/ загрузки/ переписки;
Кнопка «Просмотр содержимого в формате html» – в новой вкладке откроется документ в формате html, где можно скачать оригинальный документ, нажав по соответствующей кнопке;
Кнопка «Предварительный просмотр документа» – позволяет просмотреть загруженный документ с позиционированным штампом;
Кнопка «Исключить из основных» – позволяет исключить документ из списка основных документов переписки;
Кнопка «Удалить документ и все версии» – позволяет полностью удалить документ из основных.
Кнопка «Все связи» - позволяет редактировать связи вложений с документами и задачами. При нажатии на кнопку «Все связи» откроется модальное окно, в котором можно связать/отвязать документ со связанными задачами/документами. Для сохранения изменений необходимо нажать на кнопку «Применить». Чекбокс «Устанавливать вновь связываемые вложения на первое место» перемещает добавленное вложение на первое место в основных документах. Привязать/отвязать документ может пользователь с настроенными правами.

Подписание основных документов

В области «Документы и их версии», добавленный для подписи документ можно согласовать, нажав на кнопку «Согласовать», для отказа в подписании, нажать на кнопку «Отказать». В случае необходимости, следует ввести текст комментария в появившемся поле.

При нажатии на кнопку «Лист согласования» будет отображаться список сотрудников, согласовавших документ. Также при нажатии на кнопку «Печатная версия листа согласования» лист согласования будет скачан на компьютер.

При нажатии на кнопку «Лист ознакомления» будет отображаться список связанных задач по согласованию и задачи с типом «Уведомление».

Создание связанного документа из задачи

Создание связанного документа доступно при включенной настройке «Возможно создание из задачи» для выбранного типа документа в справочнике категорий документов. В справочнике категорий задач данная опция позволяет выбирать категорию документа, которую можно создавать из связанной задачи. Доступные для выбора категории документов: Входящий, Исходящий, Внутренний, Приказ, Договор.

Для создания связанного документа из задачи, находящейся на исполнении, необходимо выбрать кнопку с типом документа → перейти в карточку документа.

Отчеты

Для того чтобы сформировать отчет на странице электронного документооборота, необходимо выбрать вкладку «Документооборот», → перейти по ссылке «Список задач», → в правом верхнем углу нажать на кнопку «Отчеты». После откроется окно для выбора отчета, который требуется сформировать.

В строке «Форма отчета» выберите из выпадающего списка необходимую форму, затем в строках «Дата начала» /«Дата окончания» задайте период за который требуется сформировать отчет. Для скачивания отчета нажмите кнопку «Скачать». Отчет скачается в формате xlsx.

Работа с предустановленными сообщениям

Редактирование предустановленных сообщений осуществляется в справочнике предустановленных значений. Редактирование справочника доступно при создании задачи в статусе «Черновик». Функционал доступен для всех пользователей. Для создания нового сообщения нажать на кнопку «Добавить» → заполнить необходимые параметры:

Сообщение - текст сообщения, которое планируется использовать как предустановленное.
Область применения - селектор для выбора области применения предустановленного сообщения из всех существующих вариантов (комментарий к задаче, подтверждение исполнения, подписание резолюции и др.).
Тип задачи - селектор для выбора типа задачи для которой планируется использование предустановленного сообщения.
Категория документа - селектор для выбора категории документа для которого планируется использование предустановленного сообщения.
Удаление - кнопка для удаления предустановленного сообщения.

После заполнения всех необходимых параметров → нажать на кнопку «Сохранить».

Подписание основных документов