Работа с документами

Данный раздел СЭД создан удобной работы с документами и контроля за движениями документов входящего, исходящего и внутреннего документопотоков, а также договоров с заказчиками и исполнителями.

Журнал регистрации корреспонденции – это реестр документов, разбитых по категориям: Входящий/Исходящий/Внутренний и представленные в виде таблицы. В журнале регистрации корреспонденции, зарегистрированный документ можно связать с задачей или другим документом, отправить документ на согласование, резолюцию или ознакомление. 

Для того, чтобы открыть «Журнал регистрации корреспонденции» необходимо → выбрать вкладку «Документооборот» → выбрать пункт меню «Регистрация документов».

В журнале регистрации формируется реестр документов в виде таблицы со следующими столбцами:

• Номер;
• Дата регистрации (документа);
• Краткое наименование (документа);
• Внутренний номер;
• Внешний номер;
• Корреспондент;
• Исполнитель;
• Номер до регистрации;
• Создал;
• Уведомление ;
• Срок;
• Контроль;
• Сумма.

Каждый столбец таблицы в журнале регистрации корреспонденции возможно переместить, скрыть, открепить, информацию в столбце возможно отсортировать (по убыванию или возрастанию) или же отменить выбранную сортировку, нажав на соответствующую кнопку.

• Кнопка «Сортировка» позволяет задать требуемый порядок строк документов (по возрастанию, по убыванию), передвинуть столбец в реестре (закрепить слева, закрепить справа), либо скрыть столбец (спрятать столбец).
• Кнопка «Фильтр» - позволяет вызвать дополнительное меню настроек для расширенного поиска документов (см. ниже).

Для поиска и последующего просмотра ранее созданного документа также можно воспользоваться строками поиска в самом реестре.

Порядок работы 

Создание и редактирование карточки документа

В журнале регистрации корреспонденции выбрать необходимую категорию документа (Входящий/Исходящий/Внутренний). После того, как категория документа выбрана, нажать кнопку «Создать».

Заполнение основных полей

Обязательные для заполнения поля выделены «*»: 

• Поле «Номер» – вводится порядковый номер документа, который формируется автоматически, либо вводиться вручную.
• Поле «Краткое наименование» – в строке вводится краткое содержание документа (его суть) или его название.
• Поле «От кого» – указывается наименование корреспондента. В случае, если корреспондент существует в системе, то необходимо ввести часть наименования корреспондента и выбрать его из открывшегося списка.
• Загрузите документ-вложение и добавьте его в основные через кнопку «Для подписи»
• Поле «Кому» – указывается наименование корреспондента. В случае, если корреспондент существует в системе, то необходимо ввести часть наименования корреспондента и выбрать его из открывшегося списка.
• Поле «Дело» – систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации. Из открывающегося списка есть возможность выбрать категорию дела: «351-12/», «351-13/», «351-14/», «351-15/», «351-16/», «351-17/».

Дополнительные поля:

• Поле «Дата» - проставляется автоматически (указывается текущая дата). Поле даты также доступно для редактирования.
• Поле «Внешние реквизиты» – указываются номер документа и дата его регистрации, с которыми он поступил от корреспондента.
• Поле «Внутренние реквизиты» – указывается номер документа, который формируется автоматически, либо вводится вручную.
• Поле «Тип» – способ классификации регистрируемых документов СЭД по типам (аналитика, запрос, информация, поручение, решение, согласование, услуга и пр.). Из открывающегося списка можно выбрать необходимый тип документа.
• Поле «Форма» –способ классификации регистрируемых документов СЭД по форме документа (заявление, акт, брошюра и пр.). Из открывающегося списка можно выбрать необходимую форму документа.
• Поле «Способ доставки» – способы и виды доставки регистрируемых документов СЭД (курьер, почта, спецсвязь и пр.). Из открывающегося списка можно выбрать необходимый способ доставки документа.
• Поле «Срок» – устанавливается срок по резолюциям и задачам, которые связанны с текущим документом;
• Поле «Контроль» - указывается внешний контрольный срок.
• Поле «Текст документа»
• Поле «Примечание» – вводится дополнительный комментарий к документу, если требуется;
• Поле «Создал» – система автоматически указывает сотрудника, который регистрирует (зарегистрировал) данный документ;
• Поле «Исполнитель» – система автоматически указывает сотрудника, зарегистрировавший документ;
• Поле «Уведомление» – выбор (руководителей), которым следует направить уведомление о рассмотрении документа. Для инициации процедуры сначала выберите сотрудников (руководителей), а затем перейдите к созданию проекта задачи по кнопке «Направить уведомление на рассмотрение»;
• Поле «На утверждение» – выбор сотрудников (руководители), которым следует направить уведомление о рассмотрении документа до регистрации. Данная задача (утверждение) добавляется автоматически финальным этапом в процедуру рассмотрения/согласования документа. Для инициации процедуры сначала выберите утверждающих сотрудников (руководителей), а затем перейдите к созданию многоэтапной задачи по кнопке «Отправить на согласование»;
• Поле «На резолюцию» – выбор сотрудников (руководители), которым следует направить документ на резолюцию. Резолюции будут сформированы автоматически сразу после регистрации документа.
• Поле «На подпись после регистрации» – выбор сотрудников (руководителей), которым будет автоматически направлены уведомления о рассмотрении документа после его регистрации;
• Поле «Связанные задачи»;
• Кнопка «Ручное связывание документов».

Выбор и редактирование корреспондента

В разделе «Журнал регистрации корреспонденции» при создании документа типом Входящий/Исходящий, в поле «От кого» / «Кому», после выбора корреспондента появятся следующие кнопки → «Редактировать», «Карточка корреспондента», «Удалить».

• Кнопка «Редактировать» – позволяет редактировать карточку корреспондента. Внесенные изменения, необходимо подтвердить при помощи кнопки «Подтвердить».
• Кнопка «Карточка корреспондента» – позволяет просмотреть информацию о корреспонденте.
• Кнопка «Удалить» – позволяет исключить корреспондента.
• Кнопка «Создать» – позволяет завести нового сотрудника у выбранного корреспондента.

Добавление вложений 

Для того, чтобы прикрепить файлы документов, необходимо щелкнуть кнопкой мыши на окно загрузки «Перетащите файлы или щелкните для выбора» и выбрать файл из папки на компьютере, либо переместить их при помощи мыши из папки, в которой они находятся, в окно загрузки файлов.

После добавления файла, появится окно «Автоматическая установка вложения в качестве основного», которое позволяет установить загруженный документ в качестве основного, для дальнейшего согласования или утверждения. Для добавления документа к основным необходимо нажать на кнопку «Добавить к основным». Кнопка «Отменить» позволяет отменить данное действие. Позже можно будет исключить это вложение из основных.

Добавленное вложение будет отображаться в поле карточки документа «Документы и их версии».

Согласование и утверждение документа 

Для подписания документа простой подписью необходимо открыть карточку документа и нажать кнопку «Согласовать» / «Подписать».

Для отмены согласования необходимо нажать на кнопку «Отказать».

При нажатии на кнопку «Лист согласования» будет отображаться список сотрудников, согласовавших документ. Также при нажатии на кнопку «Печатная версия листа согласования» лист согласования будет скачан на компьютер.

При нажатии на кнопку «Лист ознакомления» будет отображаться список связанных задач по согласованию и задачи с типом «Уведомление».

Если подписание документа/резолюции через задачу происходит замещающим сотрудником, то в документе должность отображается как И.О.

Регистрация документа

Для регистрации документа необходимо нажать кнопку «Зарегистрировать». 

После нажатия кнопки «Зарегистрировать» регистрацию возможно отменить, нажав на соответствующую кнопку.

В случае отмены регистрации документ приобретает статус «Черновик», номер станет свободным для регистрации как существующего, так и нового документа.

Далее поля в карточке документа возможно отредактировать, зарегистрировать документ повторно с этим же или с новым номером. Зарегистрированный документ также возможно отредактировать без отмены регистрации.

Удаление документа

Для удаления документа необходимо нажать кнопку «Удалить».

После удаления документа перемещается в удаленные. Переход к удаленным документам осуществляется выбором в режиме расширенного фильтра при помощи нажатия на кнопку «Удаленные». В карточке документа при помощи кнопку «Восстановить» можно восстановить удаленный документ. При помощи кнопки «Удалить» - документ удаляется окончательно.

Функциональные возможности 

Поиск документов

Кнопка «Фильтр» позволяет вызвать дополнительное окно настроек для расширенного поиска документов.

Поиск корреспонденции возможен по следующим критериям:

• Кнопки «Актуальные» и «Удаленные» – позволяет отобразить результаты поиска по статусам документов;
• Отметка «Исходящий», «Внутренний», «Приказ», «Договор» – позволяет отобразить результаты поиска по категориям документов;
• Отметка «Черновик», «Зарегистрирован», «В работе», «На регистрации» – позволяет отобразить результаты поиска по статусам документов;
• Отметка «Есть подписание КЭП (Квалифицированная электронная подпись) вложения» / «Есть задачи на резолюции» – позволяет отобразить результаты поиска по дополнительным признакам;
• Отметка «351-12/», «351-13/», «351-14/», «351-15/», «351-16/», «351-17/» – позволяет отобразить результаты поиска по индексам и заголовкам номенклатуры дел;
• Раздел «Поиск» – позволяет вести поиск, по определенным словам, или выражениям. «Область поиска» позволяет конкретизировать направление поиска по названию, содержанию, тексту документа и т.д. «Разделитель слов» позволяет производить поиск, по нескольким словам, одновременно или по одному из заданных выбранных слов.
• В строке поиска необходимо указать слово или фразу и нажать на кнопку «Найти».
• В поле «Результаты поиска» отображаются документы, отвечающие критериям поискового запроса;
• Кнопка «Применить» – позволяет отобразить результаты поиска документов в реестре журнала регистрации корреспонденции по заданным критериям;
• Кнопка «Сбросить» – позволяет очистить выбранные критерии поиска;
• Кнопка «Закрыть» – позволяет закрыть меню настройки фильтров.

Внизу в окне поиска будут отображаться результаты поиска (в скобках отображается количество найденных результатов).

Создание связанных задач  

При нажатии кнопки «Отправить на согласование» / «Создать связанную задачу» система автоматически создаст задачу/резолюцию на базе документа (универсальный способ сформировать любую задачу/резолюцию). Для копирования вложений в задачу выделите их в списке. 

Наименование связанной задачи будет отображаться в поле «Связанные задачи». Для перехода к связанной задаче необходимо нажать на наименование задачи → затем нажать на кнопку «Перейти к задаче».

Ручное связывание документов

При нажатии кнопки «Ручное связывание документов» в реестре регистрации корреспонденции открывается «Режим связывания», который позволяет создать с необходимыми документами связь. Для этого в «Журнале регистрации корреспонденции» выделить с помощью галочки нужные документы и затем нажать на кнопку «Подтвердить связывание» или «Отменить».

Ведение переписки

В Журнале регистрации корреспонденции, в карточке документа находится раздел «Сообщения и файлы». Это поле предназначено для обмена файлами и сообщениями. Для того, чтобы написать сообщение, в свободной строке введите текст и нажмите на кнопку «Отправить» или сообщение можно отправить нажатием клавиши «Enter». Для того чтобы вставить скриншот из буфера обмена, необходимо нажать сочетание клавиш - Ctrl+V.

Работа с вложениями

В карточке документа в области «Документы и их версии», при нажатии на кнопку «Действия», доступны следующие возможности:

• Кнопка «Загрузить новую версию» – позволяет загрузить новую версию текущего документа;
• Кнопка «Показать все версии» – позволяет отобразить все версии документа в истории/ загрузки/ переписки;
• Кнопка «Просмотр содержимого в формате html» – в новой вкладке откроется документ в формате html, где можно скачать оригинальный документ, нажав по соответствующей кнопке;
• Кнопка «Предварительный просмотр документа» – позволяет просмотреть загруженный документ с позиционированным штампом;
• Кнопка «Исключить из основных» – позволяет исключить документ из списка основных документов переписки;
• Кнопка «Удалить документ и все версии» – позволяет полностью удалить документ из основных.
• Кнопка «Просмотр» позволяет открыть окно Предварительного просмотр документа. Для того чтобы закрыть окно предварительного просмотра необходимо нажать на кнопку «Закрыть».

При нажатии на кнопку «Сформировать печатную форму на базе шаблона» будет создан документ, который отобразится в карточке документа.