Регистрация корреспонденции
Для регистрации документа необходимо зайти в раздел "Документооборот" и перейти по ссылке "Регистрация документов".
В журнале регистрации корреспонденции необходимо выбрать категорию документа (Входящий/Исходящий/Внутренний/Договор и т.д.), подлежащего регистрации, нажатием на соответствующую кнопку. После того, как необходимая категория документа выбрана, следует нажать кнопку "Создать".
Далее необходимо заполнить открывшуюся в правой части страницы карточку документа (После заполнения необходимых полей карточки документ возможно зарегистрировать, удалить или сохранить со статусом "Черновик", нажав на соответствующую кнопку).
Заполнение карточки документа
В зависимости от выбранной категории документа для заполнения доступны следующие поля:
Внешние реквизиты
Указывается исходящий номер документа и дата его регистрации, с которыми он поступил от корреспондента. Дату можно ввести с помощью клавиатуры или выбрать в календаре.
Входящий номер
Порядковый номер документа заполняется системой автоматически.
Поле номера доступно для редактирования, но при редактировании номера необходимо учитывать, что он не должен совпадать с номером ранее зарегистрированного документа, в противном случае система не позволит зарегистрировать документ с аналогичным номером.
Дата
Проставляется автоматически (указывается текущая дата). Поле даты также доступно для редактирования - посредством ввода даты с клавиатуры в формате "ДД:ММ:ГГГГ", либо с помощью выбора даты в календаре.
Заказчик/исполнитель
Используется только в договорах с заказчиками или исполнителями соответственно.
Данное поле заполняется аналогично с полем "От кого".
Зарегистрировал
Система автоматически указывает сотрудника, который регистрирует (зарегистрировал) данный документ.
Комментарий
С помощью клавиатуры возможно ввести комментарий к документу.
Поле не является обязательными для заполнения и заполняется в случае необходимости.
Краткое наименование
Необходимо с помощью клавиатуры ввести название документа. Заполнение данной сроки является обязательным, в противном случае документ невозможно будет зарегистрировать.
Обмен файлами и сообщениями
Прикреплённые файлы
Необходимо прикрепить файл и (или) файлы документа.
Для этого необходимо перетащить файлы из соответствующей папки компьютера, удерживая их левой кнопкой мыши, в указанное окно или нажать на данное окно левой кнопкой мыши.
Выбрать документ из соответствующей папки компьютера и нажать кнопку "Открыть".
Рядом с добавленным документом будет отображаться дата и время загрузки документа и ФИО сотрудника, загрузившего данный документ.
Если нажать на документ левой кнопкой мыши, то его возможно будет скачать на компьютер.
В случае необходимости наименование документа возможно отредактировать, нажав на соответствующую иконку, а затем сохранить изменения, нажав на кнопку-подтверждение.
Документ также можно удалить, нажав на кнопку "Удалить".
Документ можно добавить для подписи, а затем согласовать (простой подписью) или подписать (квалифицированной подписью) его.
У документа, добавленного для подписи, можно просмотреть лист согласований, который автоматически скачается в папку "Загрузки", также можно загрузить его новую версию, предварительно просмотреть данный документ, исключить его из основных и показать все имеющиеся версии данного документа.
В данном окне также можно обмениваться сообщениями с другими пользователями, которым доступен данный документ.
Для этого необходимо ввести текст и нажать кнопку "Отправить".
От кого (наименование организации)
Указывается наименование корреспондента (органа власти или организации), из которого направлен данный документ.
Выбор существующего корреспондента
Если корреспондент существует в системе, то необходимо ввести часть наименования корреспондента и выбрать его из открывающегося списка.
Просмотр карточки корреспондента
Посмотреть полную информацию о корреспонденте можно, нажав на соответствующую иконку.
Редактирование наименования корреспондента
Наименование выбранного корреспондента можно удалить или отредактировать.
Для сохранения внесенных изменений в наименовании корреспондента необходимо нажать на кнопку подтверждения (справа от наименования).
Создание нового корреспондента
Если необходимого корреспондента нет в системе, то следует создать карточку нового корреспондента, набрав в соответствующем поле наименование организации и нажав кнопку "Создать".
При этом созданный в карточке документа корреспондент добавится в список корреспондентов.
Далее откроется карточка создаваемого корреспондента, доступная для заполнения (полное наименование организации, адрес, телефон и иная информация о корреспонденте).
Для сохранения наименования корреспондента и прочей заполненной информации необходимо нажать кнопку подтверждения (справа от наименования).
ФИО сотрудника
После того, как организация-корреспондент будет выбрана, в строке "От кого", в случае необходимости, следует ввести ФИО сотрудника организации-корреспондента.
Если сотрудник есть в системе, то необходимо ввести часть его ФИО и выбрать его из открывающегося списка.
Редактирование данных сотрудника
ФИО выбранного сотрудника возможно отредактировать или удалить.
Редактировать возможно как ФИО, так и должность.
После внесения изменений следует всегда нажимать кнопку подтверждения.
Добавление нового сотрудника
Если сотрудника нет в системе, то необходимо нажать кнопку "Создать".
В появившемся ниже окне необходимо ввести ФИО и должность сотрудника, затем нажать кнопку-подтверждение. ФИО созданного сотрудника также возможно отредактировать или удалить.
Содержание
Содержание документа возможно ввести с помощью клавиатуры.
Поле не является обязательными для заполнения и заполняется в случае необходимости.
Способ доставки (только у входящего документа).
Из выпадающего списка выбрать способ доставки документа, которая заранее создана в справочнике.
При необходимости можно удалить выбранный способ доставки, нажав соответствующую кнопку.
Срок договора (только у договоров)
В данном поле устанавливается период исполнения обязательств по договору, т.е. дата начала исполнения обязательств по договору и дата окончания исполнения обязательств по договору.
Срок договора можно ввести с помощью клавиатуры или же выбрать в календаре.
Ссылка на договор (только у договоров)
В данное поле вставляется ссылка на договор (из сторонних или внутренних ресурсов).
Сумма договора (только у договоров)
В данное поле прописывается сумма договора в рублях.
Текст документа
С помощью клавиатуры возможно ввести текст документа.
Поле не является обязательными для заполнения и заполняется в случае необходимости.
Тип документа
Из выпадающего списка выбрать тип документа, который заранее создан в справочнике.
При необходимости можно удалить выбранный тип, нажав соответствующую кнопку.
Форма документа (только у входящего документа).
Из выпадающего списка выбрать форму документа, которая заранее создана в справочнике.
При необходимости можно удалить выбранную форму, нажав соответствующую кнопку.
Создание печатной формы
При регистрации или сохранении исходящего документа можно создать печатную форму документа, т.е. документ будет сформирован в печатной форме по имеющемуся шаблону.
Окно создания печатной формы появляется автоматически после сохранения или регистрации исходящего документа.
Также можно самостоятельно сформировать печатную форму документа, нажав соответствующую кнопку в карточке документа.
Регистрация документа
Для регистрации документа необходимо нажать кнопку "Зарегистрировать".
После нажатия кнопки "Зарегистрировать" регистрацию возможно отменить, нажав на соответствующую кнопку.
В случае отмены регистрации документ приобретает статус "Черновик", номер станет свободным для регистрации как существующего, так и нового документа.
Далее поля в карточке документа возможно отредактировать, зарегистрировать документ повторно с этим же или с новым номером и из карточки данного зарегистрированного документа создать задачу. Зарегистрированный документ также возможно отредактировать без отмены регистрации, нажав на соответствующую кнопку.
Черновик документа
Для сохранения документа в статусе "Черновик" необходимо нажать кнопку "Сохранить".
Документ, сохраненный в статусе "Черновик", не будет являться зарегистрированным, и из карточки данного документа невозможно будет создать задачу.
Документ со статусом "Черновик" доступен для редактирования путем внесения данных с помощью клавиатуры, его возможно удалить или зарегистрировать.
Удаление документа
Для удаления документа необходимо нажать кнопку "Удалить".
После удаления документ окончательно не удаляется из системы, а перемещается в папку "Корзина" в журнале регистрации корреспонденции.
Для восстановления или окончательного удаления документа необходимо перейти в Корзину, выбрать необходимый документ и нажать на соответствующую кнопку (также перед восстановлением или окончательным удалением можно просмотреть документ), для выхода нажать "Выйти" из корзины.
Создание поручения на основании зарегистрированного документа
Для исполнения поручений по зарегистрированным документам/договорам возможно создавать задачу, нажав в карточке документа/договора кнопку "Создать задачу".
После этого откроется карточка поручения со ссылкой на карточку документа в блоке "Связанные документы".
